Als Management-/Office Assistant ondersteun je medewerkers, commissies en de instituutsorganisatie bij uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken goed geregeld zijn. Je bent een belangrijke schakel binnen het secretariaat en draagt eraan bij dat collega's zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren van algemene mailboxen, telefoon en correspondentie;
- ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij de introductie van nieuwe medewerkers;
- beheren van agenda's en plannen van afspraken;
- voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, zowel fysiek als online;
- reserveren van zalen, catering, reizen en hotels;
- organiseren van bijeenkomsten, workshops en kleinere evenementen;
- ondersteunen van commissies en verschillende organisatorische processen binnen het instituut;
- verwerken van administratieve gegevens in HR- en financiële systemen;
- ondersteunen van administratieve processen rondom werving en selectie;
- bijdragen aan de interne communicatie, bijvoorbeeld via nieuwsberichten en aankondigingen;
- samenwerken met collega's van het secretariaat in Leiden en Den Haag, waarbij jullie kennis delen en elkaar vervangen waar nodig;
- invoeren van gegevens in de HR- en financiële systemen.
Binnen je functie neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en denk je actief mee over de verbetering van processen en dienstverlening. Je signaleert waar zaken slimmer of efficiënter kunnen en bespreekt mogelijke verbeteringen met collega's en de instituutsmanager. Daarnaast kun je worden gevraagd om de praktische organisatie van specifieke activiteiten of processen te coördineren, waarbij je altijd afstemt met betrokken collega's en externe partijen.
Je werkt nauw samen met de andere collega's binnen het secretariaat in Leiden en Den Haag. De functie heeft een coördinerend karakter op het gebied van werkzaamheden en processen, maar kent geen hiërarchische of functioneel leidinggevende verantwoordelijkheid. De aansturing van medewerkers ligt bij de instituutsmanager.
Praktische informatie
Voor een goede spreiding van de bezetting zoeken we iemand die in ieder geval op maandag, dinsdag en woensdag beschikbaar is. Bij een aanstelling van 0,7–0,8 fte wordt de vierde werkdag in overleg bepaald. Je bent voornamelijk werkzaam in Leiden, maar bent ook ten minste een dag aanwezig op onze locatie aan het Spui in Den Haag.
