Optimaliseren van het indiensttredingsproces
Een goede start bij een nieuwe werkgever is belangrijk. Nieuwe collega’s die zich welkom voelen en goed zijn voorbereid, kunnen sneller aan de slag en voelen zich sneller onderdeel van de organisatie.
Binnen de Gemeente Wageningen werken verschillende teams samen om nieuwe medewerkers goed te laten starten. Denk hierbij aan Mens & Organisatie (M&O), Informatisering & Automatisering (I&A), Facilitair en de leidinggevende. Het indiensttredingsproces begint zodra een kandidaat is aangenomen en loopt door tot en met de eerste periode in de organisatie.
Iedere betrokkene heeft hierin een eigen rol en verantwoordelijkheid. Ook heeft ieder team andere informatie of voorzieningen nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Een medewerker binnen de sociale dienstverlening heeft bijvoorbeeld andere middelen nodig dan een medewerker op een andere afdeling. Denk aan een identificatiepas, ICT-middelen, toegang tot systemen of andere faciliteiten. Omdat meerdere teams betrokken zijn, is een goede samenwerking belangrijk. Duidelijke afspraken over taken, verantwoordelijkheden en informatie zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers prettig en goed voorbereid kunnen starten. Binnen het huidige proces zijn er kansen om de samenwerking te verbeteren en het proces duidelijker en efficiënter te maken.
Tijdens jouw stage onderzoek je hoe het indiensttredingsproces nu verloopt. Je brengt het proces in kaart, onderzoekt waar verbeterpunten liggen en geeft advies over mogelijke verbeteringen. Waar mogelijk help je mee om deze verbeteringen uit te voeren.
Je onderzoekt het volledige indiensttredingsproces: vanaf het moment dat een kandidaat is geselecteerd tot en met de eerste werkperiode (ongeveer de eerste maand).
Je brengt onder andere in beeld:
-
welke teams, medewerkers en systemen betrokken zijn;
-
welke taken, rollen en verantwoordelijkheden iedereen heeft;
-
welke informatie op welk moment nodig is;
-
hoe de verschillende stappen in het proces op elkaar aansluiten;
-
wie verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van het proces.
Daarnaast onderzoek je welke onderdelen voor iedere nieuwe medewerker hetzelfde zijn en waar teams of functies andere wensen of behoeften hebben. Op basis van jouw onderzoek maak je concrete verbetervoorstellen. Je kijkt hierbij niet alleen naar het proces zelf, maar ook naar de samenwerking tussen de betrokken teams. Waar mogelijk werk je verbeteringen uit en help je bij de uitvoering hiervan.
Aan het einde van je stage lever je de volgende producten op:
-
een onderzoeksrapport op hbo-niveau;
-
een analyse van het huidige en gewenste indiensttredingsproces;
-
een adviesrapport met concrete verbetermaatregelen;
-
een implementatieplan;
-
een evaluatie van verbeteringen die tijdens je stage zijn uitgevoerd.
De opdracht is geslaagd wanneer:
-
het indiensttredingsproces duidelijk in kaart is gebracht;
-
rollen, verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten inzichtelijk zijn;
-
de belangrijkste knelpunten zijn onderzocht en onderbouwd;
-
concrete en haalbare verbeteringen zijn voorgesteld;
-
er een plan ligt om deze verbeteringen uit te voeren;
-
minimaal één verbetering is getest of uitgevoerd, als dit binnen de stageperiode mogelijk is;
-
de resultaten voldoen aan de eisen van jouw opleiding.
