Je start met de behoeftebepaling: je onderzoekt wat er ingekocht moet worden, wat de scope en omvang van het project is en welke gemeentelijke doelstellingen hierbij een rol spelen, zoals beleidsdoelen en duurzaamheid. Je betrekt stakeholders, stelt een projectteam samen en werkt de behoefte uit in een startdocument. Na goedkeuring meld je de aanbesteding aan bij Inkoop en werk je nauw samen met de inkoopadviseur. Jij schrijft de aanbestedingsstukken en levert inhoudelijke input voor het traject, de materiedeskundigheid komt uit het team waar de aanbesteding voor loopt.
De aanbestedingen kunnen variëren van groot tot klein en hebben betrekking op facilitaire diensten en producten, zoals schoonmaakcontracten, glasbewassing, afvalcontracten, koffieautomaten en bureaustoelen. Via de aanbestedingskalender zie je wanneer contracten aflopen en start je tijdig met een nieuw aanbestedingstraject, vaak 9 tot 12 maanden van tevoren.
Deze functie is veelzijdig en projectmatig: elke aanbesteding heeft een duidelijk begin en einde en je werkt steeds naar een concreet resultaat toe. Je doorloopt verschillende fases binnen een project en werkt telkens aan een ander onderwerp. Je werkt samen met veel verschillende collega’s en stakeholders binnen de organisatie en bent gekoppeld aan materiedeskundigen uit verschillende teams, zoals Beveiliging, Eten & Drinken en de Servicedesk.
