Als Directiesecretaresse ben jij een belangrijke organisatorische spil binnen de organisatie. Je ondersteunt de directie en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en werkzaamheden goed worden georganiseerd en opgevolgd.
Je beheert agenda's, organiseert en bereidt vergaderingen voor en zorgt ervoor dat actiepunten en deadlines worden bewaakt. Tegelijkertijd ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.
Je werkzaamheden zijn breed. Naast de dagelijkse directieondersteuning houd je je bezig met interne en externe communicatie, facilitaire vraagstukken, administratieve werkzaamheden en ondersteuning op het gebied van HR en projecten.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Beheren en bewaken van agenda's en afspraken;
Beheren van inkomende en uitgaande e-mail;
Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
Opstellen en verspreiden van agenda's, vergaderstukken en actielijsten;
Notuleren en uitwerken van besluiten en actiepunten;
Opstellen van zakelijke correspondentie;
Bewaken van deadlines, afspraken en prioriteiten;
Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en klantontvangsten;
Ondersteunen bij projecten en organisatiebrede initiatieven;
Coördineren van zakelijke reizen en afspraken;
Oppakken en coördineren van facilitaire vraagstukken;
Uitzoeken van vragen rondom facturen en afstemmen met de financiële administratie;
Ondersteunen bij HR-activiteiten, waaronder de onboarding van nieuwe medewerkers;
Zorgvuldig beheren van vertrouwelijke informatie, documenten en dossiers.
Voor deze functie zoeken wij iemand die zelfstandig werkt, makkelijk schakelt en ook tijdens drukke momenten het overzicht bewaart. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet altijd tot iemand je vertelt wat je moet doen.
Daarnaast beschik je over:
Hbo werk- en denkniveau;
Ervaring in een secretariële, managementondersteunende of directieondersteunende functie;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
Goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden;
Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
Ervaring met Microsoft Office en digitale systemen;
Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen;
Een proactieve en servicegerichte werkhouding;
Integriteit en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie;
Beschikbaarheid voor 24 tot 28 uur per week, verspreid over minimaal vier werkdagen.
Je komt terecht bij een specialistische organisatie binnen de groene sector met een lange historie in Noord-Nederland. Vanuit meerdere vestigingen werken ruim 140 medewerkers dagelijks aan uiteenlopende projecten op het gebied van groen, natuur en leefomgeving.
De organisatie houdt zich onder andere bezig met groen- en retentiedaken, terreininrichting, ecologisch advies, boomverzorging, natuurinclusief ontwerp en het aanleggen en onderhouden van binnen- en buitengroen.
De cultuur laat zich het beste omschrijven als nuchter, professioneel en praktisch. Geen onnodig lange verhalen, maar afspraken nakomen, verantwoordelijkheid nemen en goed werk afleveren. Medewerkers krijgen veel vertrouwen en ruimte om zelfstandig te werken en initiatief te tonen.
Je krijgt een afwisselende functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en nauw samenwerkt met directie, management en collega's. Er is ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over hoe processen nog beter georganiseerd kunnen worden.
Daarnaast kun je rekenen op:
Een functie voor 24 tot 28 uur per week;
Een professionele en informele werkomgeving;
Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen;
Veel contact met collega's, management en externe relaties;
Een betrokken team met een nuchtere Noord-Nederlandse mentaliteit.
Ben jij de Directiesecretaresse die vooruitdenkt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat de directie optimaal wordt ondersteund? Dan komen we graag met je in contact.
