Er zit meer achter werken als managementondersteuning bij PI Dordrecht. Naast de collegiale werksfeer en het betekenisvolle werk is deze functie onmisbaar binnen de PI omdat de directie en directe collega’s niet zonder jouw organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning kunnen. Geen dag is hetzelfde!
Als managementondersteuner bij PI Dordrecht speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met je collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.
Zo handel je inkomende en uitgaande post en correspondentie af. Waar mogelijk geef je bij binnengekomen post en informatie het belang, de urgentie, de samenhang en de planning aan. Ook verzamel, orden en bewerk je cijfermatige en andere administratieve gegevens. Hiervan maak je heldere overzichten. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze.
Daarnaast bestaan je werkzaamheden uit:
- Je fungeert als vraagbaak en je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen;
- Je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen;
- Je beheert de agenda en ondersteunt en ontzorgt de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak;
- Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af;
- Je voert agendaoverleg met het MT leden, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan;
- Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda’s, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.);
- Je zorgt voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten conform het overlegstructuur;
- Je zorgt voor de administratieve verwerking in JOIN.
Als managementondersteuner bewaak je kleine budgetten en je verzorgt (interne) bestellingen. En heeft een collega, externe instantie of een andere betrokkene een vraag over een procedure of andere relevante aangelegenheid? Dan treed jij op als eerste telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt, vraagbaak en contactpersoon.
Kijk jij voorbij aan wat iemand gedaan heeft?
Bekijk de video
Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen én met plezier naar je werk gaat. Daarom bieden we veel voordelen die je helpen in je dagelijkse werk én in je ontwikkeling.
Met het Individueel keuzebudget (IKB) kies je zelf hoe je jouw arbeidsvoorwaarden inzet. Het IKB bestaat uit je vroegere vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
Je kunt dit budget gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofuren, een bonus of een andere optie die bij jouw situatie past.
Reis je met het OV? Dan vergoeden we 100% van je kosten.
Kom je met eigen vervoer? Dan krijg je een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van je afstand en vervoermiddel.
Bij DJI investeren we in jouw toekomst met een sterke pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor de overheid. Daarmee bouw je elke maand aan financiële zekerheid voor later.
Werk je 36 uur per week? Dan krijg je 144 vakantie-uren en 64 extra verlofuren via het IKB. Werk je meer of minder uren? Dan passen we dit aan.
Daarnaast kun je gebruikmaken van verschillende verlofregelingen uit de cao Rijk, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof of adoptie- en pleegzorgverlof. Zo hou je werk en privé goed in balans.
Bij DJI blijf je leren. Je kunt verschillende opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw werk en ontwikkeling. Bespreek met je leidinggevende welke mogelijkheden goed bij jou aansluiten.
Daarnaast hebben we een eigen Opleidingsinstituut DJI. Hier vind je praktijkgerichte en persoonlijke opleidingen waarmee je vakbekwaam blijft en kunt doorgroeien.
Met je IKB kun je voordelig een nieuwe (elektrische) fiets aanschaffen. Je krijgt hiervoor een werkgeversbijdrage tot € 500,-. Daarnaast kun je tot € 1.500,- extra inzetten uit je IKB.
Zo kom je gezond, flexibel en filevrij op je werk aan.
Via bedrijfsfitness kun je met korting sporten op je werkplek of bij een sportschool in de buurt. Je kunt dit combineren met je IKB, wat vaak fiscaal voordelig is.
Sport voor, na of zelfs tijdens je werkdag en werk zo aan je fysieke én mentale gezondheid.
Eens per vijf jaar kun je tot € 750,- vergoeding krijgen om je woning te verduurzamen. Dit kun je aanvullen met € 750,- uit je IKB, zodat je in totaal € 1.500,- kunt inzetten.
Dit kan bijvoorbeeld voor isolatie, zonnepanelen of een warmtepomp. Zo werk je thuis én op werk aan een duurzamere toekomst.
Als ouder krijg je bij DJI gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Zo krijg je extra tijd om bij je gezin te zijn en een goede balans te houden tussen werk en privé.
Laat meer zien
De penitentiaire inrichting (PI) Dordrecht staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt daarin samen met haar ketenpartners en gedetineerden. De PI is volop in ontwikkeling. De doelgroep vraagt andere accenten binnen de detentie en daar wordt in de organisatie voortdurend naar gezocht en beleid op gemaakt, dit vraagt veel in flexibiliteit en nauwkeurigheid van ons en dus ook van jou als nieuwe collega.
Verder breng je mee:
- Je hebt minimaal mbo 4 werk- en denkniveau. Nog geen mbo 4 diploma? Dan testen wij je niveau doormiddel van een capaciteiten test;
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse;
- Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt een gesprek voeren in het Engels;
- Je hebt aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen;
- Je bent parttime beschikbaar voor 27 uur in de week;
- Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
- De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
- Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
- Een motivatiebrief is vereist.
- Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
