Zorg jij graag voor overzicht in een dynamische omgeving, hou je van schakelen tussen verschillende taken en mensen en weet jij hoe je structuur aanbrengt? Dan is dit jouw kans. Bij het Bestuurssecretariaat wordt tijdelijke ondersteuning gevraagd. Een unieke, afwisselende functie waarin De Wever op bestuurlijk niveau leert kennen.
Als tijdelijk secretaresse geef je uitvoerende en faciliterende ondersteuning aan het Bestuurssecretariaat (een tweetal collega's) maar neemt geen regierol. Uiteraard is het heel fijn als je meedenkt over praktische verbetervoorstellen vanuit de dagelijkse uitvoering.
In de rol van secretaresse Bestuurssecretariaat heb je de volgende taken:
Agendabeheer: ondersteunen bij het plannen en wijzigen van afspraken in complexe agenda’s; afstemmen met interne en externe partijen over beschikbaarheid; verwerken van afspraken waarbij je rekening houdt met aangeleverde prioriteiten en kaders; signaleren van praktische knelpunten in de planning.
E-mail- en administratieve afhandeling (filter & verwerking); meewerken in (delen van) het centrale mailboxbeheer; categoriseren, labelen en doorzetten.
Organisatie zoals het boeken van externe vergaderlocaties; regelen van praktische voorzieningen bij bijzondere gebeurtenissen (bloemen, attenties, kaartjes e.d.); ondersteunen bij de praktische organisatie van bijeenkomsten; het doen van bestellingen;
Het verzorgen van inschrijvingen bij externe partijen (bijv. KvK);
Ondertekenen van stukken; coördineren van het (digitaal) laten ondertekenen van documenten; bewaken van voortgang en completering van ondertekenprocessen;
Digitale ondersteuning en documentbeheer; structureren en ordenen van digitale dossiers binnen Teams; ondersteunen bij het verbeteren van vindbaarheid en logische mappenstructuren; plaatsen van vergaderstukken in iBabs; uitvoeren van rechtenbeheer in SharePoint.
Incidenteel notuleren van vergaderingen.
We verwachten dat de inzet als Secretaresse ongeveer 16 uur per week is. Bij voorkeur verspreid over meerdere middagen in verband met doorlopende ondersteuning. Tijdens vakanties en piekmomenten kan worden gevraagd extra uren aanwezig te zijn. Met name op de vrijdag kan worden gevraagd om als ‘achterwacht’ beschikbaar te zijn voor inkomend telefoonverkeer.
-
Minimaal MBO4 werk- en denkniveau;
-
Ervaring met bestuurlijke dynamiek of complex georganiseerde omgeving is een pré;
-
Gevoel voor samenhang, vertrouwelijkheid en integriteit;
-
Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden;
-
Oplossingsgericht denkvermogen;
-
Zelfstandigheid en proactiviteit;
-
Goede vaardigheden in Outlook, MS Teams, SharePoint en iBabs.
Het Bestuurssecretariaat is gevestigd op De Wever locatie - De Hazelaar.
-
Salaris conform cao VVT FWG40 op basis van een 36-urige werkweek;
-
(Tijdelijk) arbeidsovereenkomst voor 16 uur per week, dit spreken we samen af;
-
Een contract voor in eerste instantie 6 maanden;
-
237,4 vakantie-uren op basis van een 36-urige werkweek;
-
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waarmee je o.a. voordelig een fiets, fitnessabonnement, laptop, smartphone of weekendje weg kunt aanschaffen;
-
Een eindejaarsuitkering;
-
Vele vitaliteitsprogramma’s die je helpen om je fit, gezond en gelukkig te voelen;
Kom je bij ons werken, dan vragen wij je om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG). De kosten hiervoor worden door ons vergoed.
Ben je nieuwsgierig of enthousiast maar wil je nog wat meer informatie? Bel dan gerust met Marcella van Gurchom (HRM Advies) op 06-83155842 of mail naar [email protected].
De gesprekken voor deze vacature worden gepland in de week vanaf 6 juli.
