Vacature Duty Manager Events
World Forum The Hague
Ben jij een ervaren hospitality- of eventprofessional die overzicht houdt wanneer alles tegelijk gebeurt? Krijg jij energie van afwisseling, teamwork en het snel herkennen, oplossen of voorkomen van operationele uitdagingen? Dan maken we graag kennis met jou, want we zijn op zoek naar een nieuwe collega die ons Duty-team komt versterken!
World Forum The Hague is een toonaangevende congres- en evenementenlocatie in Den Haag, gelegen tussen het centrum en het strand van Scheveningen. Met bijna veertig zalen, waaronder het grootste auditorium van Nederland, ontvangen wij jaarlijks tienduizenden bezoekers voor internationale congressen, zakelijke evenementen en culturele voorstellingen.
Bij ieder event streven we naar een hoge kwaliteit in uitvoering: professioneel, gastvrij en tot in detail goed georganiseerd. Complexe en hoogbeveiligde bijeenkomsten, zoals de Nuclear Security Summit en de NAVO-top 2025, laten goed zien op welk niveau wij kunnen opereren. Werken bij World Forum betekent bijdragen aan evenementen op hoog niveau, in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.
Wat ga je doen?
Als Duty Manager ben jij verantwoordelijk voor de operationele uitvoering op de vloer. De voorbereiding en planning liggen bij Project Management, maar zodra de opbouw start en het evenement dichterbij komt, ben jij degene die het draaiboek vertaalt naar de praktijk.
Je zorgt dat teams weten wat er moet gebeuren, dat de klant wordt ontzorgd en dat het evenement soepel, veilig en professioneel verloopt. Je bent aanspreekpunt voor de klant tijdens de opbouw, uitvoering en afbouw van het evenement en schakelt daarbij met interne teams, leveranciers en andere betrokken partijen.
Je werkt aan een brede mix van congressen en evenementen, vaak meerdaags en internationaal, maar ook aan nationale bijeenkomsten, kleinere events en culturele shows. Wat deze functie leuk maakt, is dat je midden in de operatie staat. Je bent actief bezig, schakelt snel met collega’s, klanten en leveranciers en ziet direct het resultaat van jullie werk. Geen event en geen klant is hetzelfde. De ene dag draait het om strak organiseren, de andere dag om snel bijsturen, een klant geruststellen of een knelpunt oplossen voordat het groter wordt.
Concreet betekent dit dat je:
- verantwoordelijk bent voor de operationele uitvoering van evenementen op de vloer;
- draaiboeken en afspraken vertaalt naar duidelijke uitvoering voor de betrokken teams;
- de samenwerking coördineert tussen onder andere AV, F&B, Project Management, Safety & Security, Building, leveranciers, schoonmaak en klanten;
- planning, kwaliteit, hospitality, veiligheid en de professionele uitstraling van de locatie bewaakt;
- teams functioneel aanstuurt, taken delegeert en overzicht houdt;
- knelpunten signaleert en operationele problemen snel en praktisch oplost;
- aanspreekpunt bent voor de klant tijdens de opbouw, uitvoering en afbouw van het evenement;
- professioneel handelt bij wijzigingen, incidenten of onverwachte situaties;
- meedenkt over hoe we onze eventuitvoering en samenwerking verder kunnen verbeteren.
Wat breng jij mee?
Je bent een ervaren hospitality- of eventprofessional die energie krijgt van operatie, klantcontact en teamwork. Je kunt zelfstandig werken, verantwoordelijkheid dragen en vooruitdenken. Je ziet details, houdt overzicht en voelt goed aan wat er nodig is om een event soepel te laten verlopen.
Tegelijkertijd weet je dat een succesvol event altijd een teamprestatie is. Jij neemt de leiding wanneer dat nodig is, maar doet dit vanuit samenwerking en met oog voor het gezamenlijke doel: een professioneel, veilig en gastvrij event neerzetten voor onze klanten en bezoekers.
Daarnaast breng je mee:
- ongeveer 3 tot 5 jaar relevante ervaring in hospitality, events of operationele eventuitvoering;
- ervaring als Party Manager, Banqueting Manager, Event Operations Supervisor of vergelijkbaar is een sterke pre;
- het vermogen om zelfstandig evenementen op te pakken en verantwoordelijkheid te dragen tijdens de uitvoering;
- sterke communicatieve vaardigheden richting klanten, collega’s, leveranciers en leidinggevenden;
- een proactieve, praktische en oplossingsgerichte houding;
- rust en overzicht, ook wanneer de druk oploopt;
- een duidelijke hospitality mindset;
- flexibiliteit om ook in avonden, weekenden en op feestdagen te werken;
- goede beheersing van Nederlands en Engels;
- beschikbaarheid voor 40 uur per week. Startdatum 1 September.
Goed om te weten
Deze functie vraagt om flexibiliteit. Events vinden niet alleen plaats van maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 en 17:00 uur. Je werkt onregelmatig, met lange diensten, in de avonden, weekenden en op feestdagen. Dat moet bij je passen. Ook werk je in een klein team. Als er iemand uitvalt vraagt dat dus ook om flexibiliteit.
Daar staat tegenover dat je werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je echt verschil maakt. Je ziet direct wanneer een event goed loopt, wanneer een klant tevreden is en wanneer bezoekers met een goed gevoel naar huis gaan. Juist die afwisseling, verantwoordelijkheid en samenwerking maken deze rol bijzonder.
Wat bieden wij jou?
- Een goed startsalaris tussen €3.100 en €3.700 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring en achtergrond. Deze range geldt als instaprange voor de functie. Binnen World Forum is verdere groei in functie, verantwoordelijkheid en salaris mogelijk.
- 30 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
- Reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer.
- Jaarlijks ontwikkelbudget van €1.000.
- Werken op een toplocatie in Den Haag, tussen stad en strand.
- Een afwisselende rol binnen congressen, events en voorstellingen waar geen dag hetzelfde is.
- Een informele werkomgeving waar initiatief, flexibiliteit en werkplezier belangrijk zijn.
- Werken bij een internationale organisatie met lokale verankering.
Klaar om operationeel het verschil te maken?
Herken jij jezelf in deze rol en wil je bijdragen aan evenementen met impact? Stuur je cv en motivatie naar [email protected].
Salaris: €3.100,00 - €3.700,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
Screeningsvragen:
- Hoeveel jaar ervaring heb je in hospitality, events of operationele eventuitvoering, en in wat voor soort rol was dit?
- Heb je ervaring met het zelfstandig begeleiden van evenementen tijdens opbouw, uitvoering en afbouw? Licht kort toe.
- Deze functie vraagt flexibiliteit: avonden, weekenden, feestdagen en soms lange diensten. Past dit bij jou en ben je beschikbaar voor 40 uur per week vanaf ongeveer 1 september?
Werklocatie: Fysiek
