Als Directiesecretaresse ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van één van de directeuren. Je beheert een complexe agenda en mailbox, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en hebt regelmatig contact met de secretariaten van de burgemeester, wethouders en andere directeuren. Hierdoor is het belangrijk dat je gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen, discreet omgaat met informatie en snel kunt schakelen.
Samen met jouw collega’s ondersteun je vier directeuren. Hoewel je zelfstandig verantwoordelijk bent voor jouw werkzaamheden, zoeken jullie elkaar actief op en nemen jullie werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Beheren en bewaken van een complexe directieagenda;
Beheren en prioriteren van de mailbox;
Plannen en organiseren van afspraken en overleggen;
Vooruitdenken en signaleren wat de directeur nodig heeft;
Stellen en bewaken van prioriteiten;
Afstemmen met secretariaten van burgemeester, wethouders en andere directeuren;
Ondersteunen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving;
Zelfstandig oppakken en afhandelen van werkzaamheden;
Samenwerken met andere directiesecretaresses;
Snel schakelen bij veranderende prioriteiten;
Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie;
Optreden als professioneel visitekaartje van de directie.
Wij zoeken een kandidaat die beschikt over:
Een afgeronde mbo-4 opleiding richting secretaresse of managementassistent;
Minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
Ervaring met het ondersteunen en ontzorgen op directieniveau;
Het vermogen om zelfstandig te werken en snel prioriteiten te stellen.
Het is een pré wanneer je beschikt over:
Minimaal 5 jaar werkervaring met Microsoft Office;
Minimaal 1 jaar werkervaring met Oracle;
Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een hybride organisatie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
Je bent:
Proactief;
Stressbestendig;
Discreet en integer;
Omgevingsbewust;
Organisatorisch sterk;
Servicegericht;
Secuur;
Oplossingsgericht;
Flexibel;
Zelfstandig;
Een echte teamspeler;
Bestuurlijk sensitief.
Je bent daarnaast iemand die snel begrijpt wat er nodig is. Ook wanneer er veel tegelijkertijd gebeurt, behoud je het overzicht en blijf je zorgvuldig en professioneel handelen.
Je gaat aan de slag binnen het cluster Stadsbeheer van de gemeente Rotterdam. Stadsbeheer draagt bij aan een fijne, veilige en schone stad en is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de Rotterdamse buitenruimte.
Je werkt binnen de afdeling Strategisch Bestuurlijk Advies (SBA). Deze afdeling speelt een belangrijke rol bij de bestuurlijke besluitvorming en directie-overstijgende en clusterbrede vraagstukken. Je werkt nauw samen met andere directiesecretaresses en adviseurs in een collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht team.
Een uitdagende opdracht voor 24 uur per week;
Start zo spoedig mogelijk, uiterlijk medio september 2026;
Een initiële opdrachtduur van 6 maanden;
Mogelijkheid tot 3 verlengingen van 6 maanden;
Werken binnen de gemeente Rotterdam;
Standplaats Wilhelminakade 179 – De Rotterdam;
Mogelijkheid tot hybride werken, waarbij voor bepaalde overleggen fysieke aanwezigheid noodzakelijk is;
Een verantwoordelijke functie dicht bij directie en bestuur;
Werken binnen een professioneel en betrokken team.
Voor deze opdracht zijn ZZP en doorleenconstructies niet toegestaan.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met GewoanSu via 058 - 203 81 75 of mailen naar [email protected].
Ben jij een ervaren directiesecretaresse die gewend is om op hoog niveau te ondersteunen en voel jij je thuis in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving? Dan komen wij graag met je in contact. Solliciteer vandaag nog!
