36 uur
Den Haag (Hybride)
overig
Reageren t/m 30 juli 2026
10003
Het COA staat voor een veilige en humane opvang van asielzoekers in Nederland. Binnen deze maatschappelijk relevante en dynamische organisatie is een goede Planning & Control-cyclus essentieel. Heldere afstemming, strakke planning, zorgvuldige rapportages en goede opvolging van afspraken dragen direct bij aan de kwaliteit van sturing en besluitvorming binnen de organisatie.
Ben jij organisatorisch sterk, inhoudelijk scherp en weet jij overzicht te houden in een omgeving waarin veel belangen, deadlines en stakeholders samenkomen? Krijg jij energie van het coördineren van processen, het voorbereiden van overleggen en het bewaken van afspraken? Dan is de functie van Secretaris Afdeling Control bij het COA voor jou weggelegd.
De functie
Als Secretaris Afdeling Control ondersteun je de manager en de afdeling Control bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het coördineren van de Planning & Control-cyclus waarvan de plannen gedurende het jaar moeten worden vormgegeven. Daarbij stel je planningen op, bewaak je de voortgang en spreek je inhoudelijk verantwoordelijken aan op deadlines, afspraken en opvolging. Je bent hier de spin in het web.
Je bereidt interne en externe overleggen voor, zorgt voor een heldere agenda, houdt gemaakte afspraken bij en bewaakt dat acties tijdig worden opgevolgd. Daarmee zorg je voor structuur, overzicht en continuïteit binnen de afdeling.
Een belangrijk onderdeel van je rol is het secretariaat van het Controloverleg, waarin Business Control, Concern Control en Financial Control samenkomen. Jij bereidt dit overleg voor, stelt de agenda op, legt afspraken vast en zorgt dat opvolging geborgd wordt. Je werkt hierin samen met de Management Assistent van Control.
Concreet houd jij je bezig met:
Coördineren van de Planning & Control-cyclus, zowel intern als extern;
Opstellen en bewaken van planningen, deadlines en procesafspraken;
Aanspreken van inhoudelijk verantwoordelijken op voortgang en opvolging;
Voorbereiden en uitwerken van het Controloverleg tussen Business Control, Concern Control en Financial Control;
Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslagen;
Bijhouden van gemaakte afspraken en borgen van opvolging;
Ondersteunen van de manager en de afdeling bij procesondersteunende, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden;
Signaleren van risico’s in de voortgang van processen en doelstellingen;
Meedenken over verbeteringen in werkwijzen, procedures en rapportages;
Bijdragen aan memo’s, rapportages en jaarplannen richting bestuur, directie en management;
Ondersteunen bij het optimaliseren en inbedden van de IV-rapportage.
Waar kom je te werken?
Je komt te werken binnen de afdeling Control. Binnen deze afdeling werk je nauw samen met collega’s van Business Control, Concern Control en Financial Control. Je hebt veel contact met inhoudelijk verantwoordelijken binnen de afdeling en met interne stakeholders die betrokken zijn bij de Planning & Control-cyclus. Voor Concern Control vervul je daarnaast een specifieke secretarisrol. Intern ben je secretaris bij het teamoverleg van Concern Control. Je verzorgt de agendavoorbereiding, houdt gemaakte afspraken bij en borgt de opvolging daarvan. Ook ondersteun je het accountteam als secretaris. Hierbij zorg je ervoor dat afspraken helder worden vastgelegd en dat acties en vervolgstappen goed worden bewaakt. Je werkt daarmee op het snijvlak van procescoördinatie, inhoudelijke ondersteuning, rapportage en bestuurlijke voorbereiding. In deze rol ben je een belangrijke schakel in het creëren van overzicht, structuur en voortgang binnen de afdeling Control. Daarnaast werk je samen met je collega Secretarissen waarbij je elkaar ondersteund, vanuit jouw rol binnen Control zal je met name samenwerking met de Secretaris van de afdeling Administratie & Inkoop.
Wat breng je mee?
Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring als secretaris of procescoördinator in een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving. Je bent gewend om overleggen voor te bereiden, afspraken vast te leggen en opvolging te bewaken. Daarnaast kun je goed plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende stakeholders.
Verder breng je mee:
Ervaring als secretaris in een bestuurlijke complexe omgeving;
Ervaring met het voorbereiden, begeleiden en uitwerken van overleggen;
Ervaring met het opstellen en bewaken van planningen, actielijsten en procesafspraken;
Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
Een gestructureerde, zelfstandige en kwaliteitsgerichte manier van werken;
Affiniteit met rapportageprocessen en bestuurlijke ondersteuning.
Je bent iemand die overzicht houdt, afspraken concreet maakt en ervoor zorgt dat processen blijven lopen. Daarbij ben je zorgvuldig, proactief en niet bang om door te vragen of collega’s aan te spreken wanneer dat nodig is.
Wat bieden wij jou?
Wij bieden een werkomgeving waarin jouw kennis en ervaring worden gewaardeerd. Je krijgt de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling binnen het COA. Daarnaast kun je rekenen op:
Een dienstverband van 32 tot 36 uur per week waarbij hybride werken de standaard is.
Een salaris van minimum €3.855 tot maximaal €5.595 bruto per maand op basis van 36 uur. Inschaling is afhankelijk van kennis en werkervaring. We werken onder de CAO Sociaal Werk, maar passen ons eigen salarishuis toe.
Een individueel keuzebudget van 18% van het jaarsalaris. (Dat is vakantiegeld, 13e maand en 26 uur die je kan opnemen.)
144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband, plus 26 uur via het IKB.
Vitaliteitsuren, afhankelijk van leeftijd.
Een goede pensioenregeling via PFZW, waarbij je eigen pensioenafdracht ongeveer 13% bedraagt. De verdeling in de afdracht tussen werkgever en werknemer is 50/50.
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een loopbaanbudget, fietsplan, opleidingsbudget en thuiswerkmiddelen.
Mobiliteitsregeling middels een kilometervergoeding.
Een dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband in de periode daarna bij gelijkblijvende omstandigheden.
Over het COA
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. We werken in een dynamisch en maatschappelijk belangrijk werkveld, waarin zorgvuldige sturing, betrouwbare informatie en goede samenwerking essentieel zijn.
Als Secretaris Afdeling Control draag jij eraan bij dat de afdeling Control haar rol goed kan vervullen. Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en ondersteunt de afdeling bij processen die belangrijk zijn voor de kwaliteit van besluitvorming en uitvoering.
Solliciteren
Ben jij de secretaris die wij zoeken? Dan ontvangen we graag je sollicitatie via de sollicitatiebutton.
Heb je vragen over het proces? Neem dan contact op met Matthijs van der Velde, Recruitment Adviseur, via
[email protected] of 0631329061.
We kijken ernaar uit om van je te horen.
