Je bent nauw betrokken bij het functioneren van het MT en de afdeling. Je bereidt de MT-vergaderingen inhoudelijk voor, neemt eraan deel en vertaalt de besprekingen naar heldere en bruikbare besluiten en actiepunten. Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen het MT en vervult een vertrouwensrol als extra ogen en oren. Daarnaast verzorg je namens het MT de communicatie naar de afdeling over MT- en afdelingszaken.
Je coördineert voor de afdeling de bestuurlijke en interne processen, zoals de beantwoording van schriftelijke raadsvragen, bijdragen aan de begroting en jaarrekening, en de organisatie van werkbezoeken. Ook ben je zowel de linker- als rechterhand van het afdelingshoofd als het gaat om bedrijfsvoeringsprocessen, zoals het jaarwerkplan en het opleidingsplan. Daarnaast fungeer je als plaatsvervanger van de secretaris van de Adviescommissie Openbare Ruimte (ACOR).
Je beweegt je soepel binnen het brede speelveld van bedrijfsvoering en organisatie. Denk hierbij aan financiën, personele vraagstukken en de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus). Dit doe je niet alleen, maar juist in nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de afdeling. Samen zorgen jullie voor overzicht, verbinding en een goed functionerende organisatie.
Je onderhoudt nauw contact met de afdelingssecretarissen van andere afdelingen, de directiesecretarissen van de Dienst Stadsbeheer en collega’s van onder meer Control en P&O. Kortom, een veelzijdig en afwisselend takenpakket. Daarnaast ben je het aanspreekpunt en de vraagbaak voor collega’s binnen de afdeling als het gaat om werkafspraken en processen. Je denkt actief mee over hoe informatie toegankelijk en vindbaar kan worden gemaakt.
