Ben jij iemand die rust brengt in volle agenda’s, overzicht houdt in een dynamische omgeving en al ziet wat nodig is voordat iemand het vraagt? Dan zoeken wij jou! Voor de diverse afdelingen binnen de Academie zoeken we een Managementassistent HR die ondersteunt met aandacht, organiseert met scherpte en werkt met gevoel voor vertrouwelijkheid. Je bent het vaste aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers van Mens & Organisatie, Leren & Ontwikkelen, het HR Shared Service Center, Wetenschap en Data. Je werkt nauw samen met de managementassistent die Kwaliteit & Veiligheid en Innovatie & Projecten ondersteunt. Je krijgt ruimte om je werk zelf in te richten en weet tijdig te anticiperen op wat er speelt. De focus ligt op de reguliere management- en HR-ondersteuning, zodat de dagelijkse organisatie soepel loopt. De focus van de functie ligt op:
-
Complex agendabeheer voor de afdelingsmanagers: prioriteren, plannen en overzicht houden over meerdere agenda’s;
-
Proactief knelpunten signaleren en meedenken over oplossingen;
-
(Virtuele) vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en notuleren of werken met een actie- en besluitenlijst, ook bij vertrouwelijke onderwerpen, en de opvolging bewaken;
-
Telefoongesprekken en correspondentie met interne en externe contacten afhandelen;
-
Ondersteunen bij werving & selectie: sollicitatiegesprekken plannen, correspondentie met kandidaten en de onboarding van nieuwe medewerkers;
-
Ondersteuning van het operationeel crisisteam tijdens crisisdienst.
Crisisdienst: in roulatie met een aantal collega-secretaresses sta je één keer in de 6-8 weken een week standby op werkdagen tussen 16.30 en 8.00 uur en in de weekenden, ter ondersteuning van het crisisteam. Hiervoor ontvang je een vergoeding conform cao.
