Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Scope of the Role:
The Site Admin Team Lead is responsible for providing leadership, coordination, governance, and operational support across site administration functions within the Enterprise Data Centres Business Unit. The role ensures the consistent application of administrative processes across multiple projects, supports Site Administrators in delivering high-quality administration services, and acts as a key liaison between project teams, site personnel, management, and Central Office. The position plays a critical role in maintaining accurate records, supporting payroll and travel processes, monitoring compliance requirements, and driving administrative excellence across assigned sites.
Key Responsibilities of the Role:
- Lead, supervise, and support Site Administrators across multiple projects, ensuring consistency in administrative processes and standards.
- Provide guidance and support to resolve administrative issues and escalate matters where required.
- Oversee timesheet management processes, ensuring accurate and timely submission of records for payroll and SAP processing.
- Review employee and staff timesheets and support monthly reporting and regional statistics.
- Ensure efficient coordination of travel and accommodation bookings, supporting Project Managers, Contract Managers, and General Managers with approvals and arrangements.
- Act as a key liaison between site teams, management, and the travel department.
- Monitor and maintain staff turnover tracking records, ensuring accurate reporting of workforce movements.
- Oversee vehicle administration processes, including registrations, driving licence records, rental applications, and vehicle-related documentation.
- Supervise accommodation-related administration and support resolution of accommodation queries.
- Monitor site personnel allocation and movement to ensure accurate payroll, subsistence, and reporting inputs.
- Support the management, audit, approval, and processing of employee expense claims.
- Oversee the collection, maintenance, and filing of employee documentation, including passports, A1 certificates, EHIC documentation, and related records.
- Ensure site information and records are maintained accurately and submitted to Central Office within required timelines.
- Supervise office administration activities, including stationery and office supply management.
- Act as a central point of contact between Site Administrators, site personnel, project teams, and Central Office.
- Coordinate holiday and sickness cover planning and maintain site rotation schedules to ensure adequate coverage.
- Support Document Control functions when required, including assistance with O&M manuals, document maintenance, archiving, and record management.
- Manage FileKey governance processes, ensuring compliance with company standards and conducting regular audits across sites.
- Provide support for site material enquiries and general administrative requirements.
- Support General Managers, Contract Managers, Project Managers, and Site Managers with day-to-day administrative queries and operational requirements.
- Undertake any additional responsibilities reasonably required by the business.
Essential Criteria for the Role:
- Previous experience in a senior site administration, team lead, office management, or coordination role.
- Strong people leadership and team support skills with the ability to guide and mentor others.
- Excellent organisational and administrative management abilities.
- Experience managing timesheets, payroll inputs, travel coordination, employee records, and reporting processes.
- Strong attention to detail with a commitment to accuracy and compliance.
- Excellent communication and stakeholder management skills.
- Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel, Outlook, and Word.
- Ability to manage multiple priorities and work effectively in a fast-paced project environment.
- Strong problem-solving skills with the ability to identify and resolve issues efficiently.
- Experience handling confidential employee information with professionalism and discretion.
Desirable Criteria:
- Experience within construction, engineering, data centre, or project-based environments.
- Knowledge of SAP or similar enterprise systems.
- Experience supporting payroll, expenses, personnel allocation, or workforce management processes.
- Understanding of document control procedures and records management systems.
- Experience administering FileKey or similar document management platforms.
- Familiarity with international workforce administration, including travel, accommodation, and compliance documentation.
- Experience supporting multi-site operations across different geographical locations.
Mercury is an equal opportunities employer.
Hoofdsitebeheerder
Mercury is de Europese leider in bouwoplossingen.
Wij bouwen en beheren complexe engineering- en bouwprojecten voor 's werelds toonaangevende bedrijven. Onze oplossingen helpen bij het leveren van technologieën en levensveranderende vooruitgang die mensen, gemeenschappen en bedrijven met elkaar verbinden en hen de mogelijkheid bieden om ongelooflijke dingen te bereiken. Onze mensen hebben de moed om innovatief te zijn. Hun vastberadenheid en scherpe focus stellen ons in staat om keer op keer met zekerheid te leveren.
Wij realiseren de visie van onze klanten door middel van toonaangevende bouwoplossingen in diverse sectoren, waaronder bedrijfsdatacenters, geavanceerde technologie en life sciences, hyperscale datacenters en brandbeveiliging.
Bij Mercury is het onze plicht om onze mensen aan te moedigen en te ondersteunen bij het realiseren van hun eigen visie. We plaatsen hen centraal in alles wat we doen en bieden uitdagende mogelijkheden om zich te ontwikkelen binnen een geweldig team in een ondersteunende omgeving die hen in staat stelt hun volledige potentieel te bereiken.
Omvang van de functie:
De teamleider sitebeheer is verantwoordelijk voor het leiderschap, de coördinatie, het toezicht en de operationele ondersteuning van alle sitebeheerfuncties binnen de businessunit Enterprise Data Centres. De functie waarborgt de consistente toepassing van administratieve processen binnen meerdere projecten, ondersteunt sitebeheerders bij het leveren van hoogwaardige administratieve diensten en fungeert als belangrijke schakel tussen projectteams, personeel op locatie, management en het hoofdkantoor. Deze functie speelt een cruciale rol in het bijhouden van accurate gegevens, het ondersteunen van salaris- en reisprocessen, het bewaken van de naleving van regelgeving en het bevorderen van administratieve excellentie op de toegewezen locaties.
Belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie:
- Leidinggeven aan, begeleiden en ondersteunen van sitebeheerders bij meerdere projecten, en zorgen voor consistentie in administratieve processen en standaarden.
- Bied begeleiding en ondersteuning bij het oplossen van administratieve problemen en schakel indien nodig de juiste instanties in.
- Toezicht houden op de urenregistratieprocessen en zorgen voor een accurate en tijdige aanlevering van gegevens voor de salarisadministratie en de verwerking in SAP.
- Controleer de urenregistraties van medewerkers en het personeel en ondersteun de maandelijkse rapportages en regionale statistieken.
- Zorg voor een efficiënte coördinatie van reis- en accommodatieboekingen en ondersteun projectmanagers, contractmanagers en algemeen directeuren bij goedkeuringen en regelingen.
- Fungeer als belangrijke schakel tussen de teams op locatie, het management en de reisafdeling.
- Het personeelsverloop monitoren en bijhouden, en zorgen voor een accurate rapportage van personeelsmutaties.
- Toezicht houden op de processen rondom voertuigadministratie, waaronder registraties, rijbewijsgegevens, huuraanvragen en voertuiggerelateerde documentatie.
- Toezicht houden op de administratie met betrekking tot huisvesting en ondersteuning bieden bij het oplossen van vragen over huisvesting.
- Houd toezicht op de personeelsbezetting en -bewegingen op de locatie om te zorgen voor accurate gegevens over salarisadministratie, verblijfskosten en rapportage.
- Ondersteuning bieden bij het beheer, de controle, de goedkeuring en de verwerking van onkostenvergoedingen van medewerkers.
- Toezicht houden op het verzamelen, beheren en archiveren van personeelsdocumentatie, waaronder paspoorten, A1-certificaten, EHIC-documentatie en aanverwante dossiers.
- Zorg ervoor dat de sitegegevens en -documenten nauwkeurig worden bijgehouden en binnen de gestelde termijnen bij het hoofdkantoor worden ingediend.
- Toezicht houden op de administratieve werkzaamheden op kantoor, waaronder het beheer van kantoorartikelen en voorraad .
- Fungeren als centraal aanspreekpunt tussen sitebeheerders, personeel op locatie, projectteams en het hoofdkantoor.
- Coördineer de planning van vakantie- en ziektevervanging en handhaaf de rotatieschema's op de verschillende locaties om adequate bezetting te garanderen.
- Verleen waar nodig ondersteuning bij documentbeheerfuncties, waaronder hulp bij bedienings- en onderhoudshandleidingen, documentonderhoud, archivering en archiefbeheer.
- Beheer de governanceprocessen van FileKey, zorg voor naleving van de bedrijf en voer regelmatig audits uit op alle locaties.
- Bied ondersteuning bij vragen over sitemateriaal en algemene administratieve taken.
- Ondersteun algemeen directeuren, contractmanagers, projectmanagers en locatiemanagers bij dagelijkse administratieve vragen en operationele vereisten.
- Voer alle aanvullende taken uit die redelijkerwijs door het bedrijf worden vereist.
Essentiële criteria voor de functie:
- Eerdere ervaring in een leidinggevende functie op locatie, als teamleider, kantoorbeheerder of coördinator.
- Sterke leiderschaps- en teamvaardigheden, met het vermogen om anderen te begeleiden en te coachen.
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Ervaring met het beheren van urenregistraties, salarisadministratie, reiscoördinatie, personeelsdossiers en rapportageprocessen.
- Sterke aandacht voor detail, gecombineerd met een sterke focus op nauwkeurigheid en naleving van de regels.
- Uitstekende communicatie- en stakeholdermanagementvaardigheden.
- Uitstekende beheersing van Microsoft Office-applicaties, met name Excel, Outlook en Word.
- Het vermogen om meerdere prioriteiten te beheren en effectief te werken in een projectomgeving met een hoog tempo.
- Sterke probleemoplossende vaardigheden met het vermogen om problemen efficiënt te identificeren en op te lossen.
- Ervaring met het professioneel en discreet omgaan met vertrouwelijke werknemersinformatie.
Gewenste criteria:
- Ervaring in de bouw, engineering, datacenters of projectmatige omgevingen.
- Kennis van SAP of vergelijkbare bedrijfssystemen.
- Ervaring met het ondersteunen van processen voor salarisadministratie, onkostenvergoedingen, personeelsplanning of personeelsbeheer.
- Inzicht in procedures voor documentbeheer en archiveringssystemen.
- Ervaring met het beheren van FileKey of vergelijkbare documentbeheerplatformen.
- Ervaring met internationaal personeelsbeheer, inclusief reis-, verblijfs- en nalevingsdocumentatie.
- Ervaring met het ondersteunen van activiteiten op meerdere locaties verspreid over verschillende geografische gebieden.
Mercury is een werkgever diekansen.
