Wil jij samen met ons werken aan het beste onderwijs? Ben jij een echte spin in het web? Vind je het een uitdaging om te ontzorgen? Dan zoeken we jou als enthousiaste collega voor ons managementsecretariaat!
Als managementassistent bij de Radboudumc Health Academy ondersteun je de directie en managers op een zelfstandige en proactieve wijze. Je hebt hierbij een signalerende rol en bewaart het overzicht, ook wanneer de druk toeneemt. Je werkt nauw samen met de directie en managers en hebt regelmatig overleg met de andere twee managementassistenten.
Hoe ziet je dag eruit?
Geen dag is hetzelfde! Je hebt een breed en afwisselend takenpakket. Je plant en coördineert complexe interne en externe afspraken en beheert diverse agenda's. Daarnaast zorg je ervoor dat dossiers op orde zijn.
Je bewaakt de opvolging van acties en afspraken, verzorgt inkomende en uitgaande e-mail en post en stelt verslagen op van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook draag je actief bij aan verbeteringen in werkprocessen en de kwaliteit van de dienstverlening. Vanuit jouw kennis en expertise lever je een bijdrage aan projecten.
Je voert je werkzaamheden grotendeels zelfstandig uit, waarbij je kunt sparren met en terugvallen op je collega's binnen het team.
In onderlinge afstemming is er, zodra je voldoende bent ingewerkt, de mogelijkheid om een deel van je werkzaamheden vanuit huis uit te voeren.
Kortom: een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische onderwijsomgeving.
Je taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:
-
Agendabeheer, zorgdragen voor een zorgvuldige planning van (complexe) afspraken, voorbereiden en opvolgen van afspraken.
-
Telefoon, post- en e-mailafhandeling van diverse postbussen.
-
Plannen en organiseren van (grote) bijeenkomsten (interne/externe deelnemers).
-
Notuleren van directie-/management overleggen.
-
Verwerking van ruwe versies van documenten, rapporten, verslagen en presentaties.
-
Organisatorische en administratieve voorbereiding en afwikkeling bij interne nieuwsbrieven, publicaties.
-
Projectondersteuning.
-
Verstrekken van gegevens en opstellen van overzichten.
-
Presentaties voorbereiden/redigeren.
-
Ondersteunen bij ICT, HR, financieel en organisatorische zaken.
-
Beheer Sharepoint.
-
Aanleggen van digitale werkdossiers en archivering.
-
Beheer en vastleggen van duidelijke werkprocessen en werkinstructies binnen het team.
