Kwaliteit, veiligheid, innovatie en projecten: daar gebeurt veel. Plannen ontstaan, besluiten worden genomen, acties moeten landen en mensen moeten verbonden blijven. Daar kom jij in beeld. In deze brede sleutelrol ben je het vaste aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers van Kwaliteit & Veiligheid (K&V) en Innovatie & Projecten (I&P). Je ondersteunt hen niet alleen secretarieel, maar denkt ook inhoudelijk mee en pakt project- en afdelingswerkzaamheden op. Je werkt nauw samen met de managementassistent die de overige afdelingen van de Academie ondersteunt. Je ziet het als een uitdaging om overzicht en rust te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten rondom besprekingen, vergaderingen en projecten, en bewaakt de voortgang en afhandeling. Je krijgt veel vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten. De focus van de functie ligt op:
-
Complex agendabeheer voor de afdelingsmanagers K&V en I&P: prioriteren, plannen en overzicht houden over meerdere agenda’s;
-
Overzicht bewaren op planning, besluitvorming, afhandeling en voortgang voor K&V en I&P;
-
Proactief knelpunten signaleren en met voorstellen komen om die op te lossen;
-
Secretariële én inhoudelijke ondersteuning bij projecten, programma’s en beleidsvorming;
-
Afdelingswerkzaamheden voor K&V en I&P oppakken, conform de wens van beide afdelingen;
-
(Virtuele) vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en notuleren of werken met een actie- en besluitenlijst, en de opvolging bewaken;
-
Telefoongesprekken en correspondentie met interne en externe contacten afhandelen;
-
Ondersteuning van het operationeel crisisteam tijdens crisisdienst.
Crisisdienst: in roulatie met een aantal collega-secretaresses sta je één keer in de 6-8 weken een week standby op werkdagen tussen 16.30 en 8.00 uur en in de weekenden, ter ondersteuning van het crisisteam. Hiervoor ontvang je een vergoeding conform cao.
