Wij zijn op zoek naar een
Programma/project Assistent (secretarieel/administratief) NWO-domein TTW
NWO, dé nationale wetenschapsfinancier, is op zoek naar enthousiaste programma/project assistenten die een actieve bijdrage willen leveren aan het financieren van wetenschappelijk onderzoek. Solliciteer uiterlijk 14 mei op deze vacature!
Wat ga je doen?
Dankzij jouw overzicht en strakke bewaking verloopt elke stap in het subsidieproces soepel en op tijd. Je toetst ingediende aanvragen aan de formele voorwaarden en legt vervolgens contact met onafhankelijke deskundigen (referenten) die de aanvragen beoordelen. Je peilt hun beschikbaarheid, onderhoudt het contact en bewaakt de deadlines. Je bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor - van interviews tot commissievergaderingen. Zodra de beoordelingscommissie haar advies heeft uitgebracht en NWO een besluit heeft genomen, informeer jij de aanvragers hierover.
Tijdens het subsidieproces stem je voortdurend af met collega’s en externe betrokkenen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het werk dat je doet, bent betrouwbaar aanwezig en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Waar nodig stuur je bij of neem je initiatief om een oplossing te vinden. Tegelijkertijd sta je open om te leren: je pakt nieuwe werkwijzen snel op en ontwikkelt je stap voor stap tot een deskundige programma-/projectassistent. Je levert niet alleen kwaliteit in elke stap van het subsidieproces, maar je bent je ook bewust van de impact van jouw bijdrage op het financieren van wetenschappelijk onderzoek.
Als de subsidies zijn verleend en de programma’s en projecten zijn toegekend, zorg jij voor de administratieve en organisatorische ondersteuning, o.a. door het voorbereiden en plannen van bijeenkomsten en het bewaken van de voortgang door rapportages op te vragen. NWO-medewerkers en referenten, projectleiders en anderen uit binnen- en buitenland kunnen bij jou terecht voor algemeen inhoudelijke projectinformatie en administratief-organisatorische zaken.
Daarnaast kan jou worden gevraagd de agenda te beheren van een managementteamlid.
Kortom: je hebt een gevarieerd takenpakket dat direct bijdraagt aan een eerlijk, transparant en soepel subsidieproces.
Dit breng je mee
De nieuwe collega die wij zoeken:
-
heeft MBO4 werk- en denkniveau met ervaring in administratieve of procesmatige ondersteuning en kan werken met en binnen duidelijke procedures en deadlines;
-
is digitaal vaardig (ervaring met Office 365 pakket: MS Teams, SharePoint);
-
communiceert helder en tijdig, zowel schriftelijk als mondeling, in het Nederlands en Engels;
-
denkt procesmatig, prioriteert werkzaamheden en behoudt overzicht, ook tijdens piekmomenten;
-
functioneert zelfstandig en efficiënt in een hybride werkomgeving;
-
is minimaal vier werkdagen beschikbaar om de afstemming met collega’s optimaal te laten verlopen.
Hier kom je te werken
Het NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen (TTW) heeft als doel het technisch-wetenschappelijk onderzoek te bevorderen en de maatschappelijk impact van dat onderzoek te vergroten. Binnen TTW heerst een open en informele sfeer, de medewerkers zijn betrokken, actief en voelen zich verbonden met het werk. TTW is gevestigd in Utrecht, en er werken ongeveer honderd medewerkers. Je komt te werken in het Assistententeam, een betrokken en professioneel team met zo’n 20 collega’s. In het team sparren we met elkaar, delen kennis en springen bij waar nodig. We geloven in de kracht van teamwork en in het voortdurend verbeteren van onze eigen processen. Daarom denken we actief mee over hoe we het werk slimmer, efficiënter en leuker kunnen maken, voor onszelf en voor de mensen die we ondersteunen. Kortom, een team waar je de ruimte krijgt om mee te denken, initiatief te nemen en samen te bouwen aan een sterke ondersteunende basis binnen de organisatie.
Dit bieden wij jou
Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van in principe een jaar. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband tussen de € 2.988,- en € 3.713,- bruto per maand (schaal 6, CAO Onderzoeksinstellingen).
Verder bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. NWO is aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening, we bieden gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering. We werken hybride (deels po kantoor in Utrecht en deels thuis) en bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer.
Over NWO
De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks een miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.
Kom jij samen werken voor wetenschap?
Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je graag uit om te reageren. Stuur je CV en motivatiebrief uiterlijk 14 mei 2026 naar ons via de "solliciteer"-button op de NWO-website. De sollicitatieprocedure bestaat uit een eerste selectie op basis van brief en CV, vervolgens een of meerdere gesprekken met o.a. collega’s die dezelfde functie hebben als waar jij op solliciteert.
We bekijken regelmatig de sollicitaties, dus je hoeft niet te wachten tot de uiterste sluitingsdatum; je kan eerder worden uitgenodigd!
Wil je graag meer informatie over onze organisatie? Neem dan een kijkje op www.werkenbijnwo.nl/over-ons.
Voor meer informatie over de vacature of procedure, neem contact op met Charlotte Kuiper, teamleider Assistententeam TTW, via 06 5123 3691 of [email protected], of met Suzanne Ignatia, P&O adviseur, 06 5383 6070 of [email protected].
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
