Ben jij sterk in overzicht, structuur en projectbeheersing? Weet jij precies hoe je complexe projecten bestuurbaar houdt en krijg je energie van werken in het ruimtelijk domein? Dan is deze opdracht als Projectsecretaris bij de gemeente Rotterdam een mooie kans.
Voor het cluster Stadsontwikkeling zoeken wij een ervaren projectsecretaris die de projectmanager ondersteunt bij ruimtelijke projecten en bestuurlijke besluitvorming. Jij bent de rechterhand van de projectmanager, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie, planning, besluitvorming en projectdocumentatie strak georganiseerd zijn.
In deze rol werk je aan projecten die direct bijdragen aan de ontwikkeling van Rotterdam als aantrekkelijke, duurzame en toekomstbestendige stad.
Je gaat aan de slag binnen het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam. Dit cluster werkt aan een sterke economie, een aantrekkelijke woonstad en een bereikbare, duurzame en veilige leefomgeving.
Binnen de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu werken ongeveer 100 professionals aan ruimtelijke strategie, beleid en programmatische kaders voor de stad van vandaag en morgen. Denk aan thema’s zoals de Omgevingsvisie, Groene Waterstad, Groenagenda, gebiedsontwikkeling, klimaatadaptatie, luchtkwaliteit, hoogbouw, architectuurbeleid en ruimtelijke programmering.
De afdeling werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten Stadsontwikkeling, stedelijke en regionale partners en Rotterdammers. Talentontwikkeling, werkplezier en samenwerking staan centraal.
Als Projectsecretaris Ruimtelijk Domein ben jij verantwoordelijk voor structuur, overzicht en beheersbaarheid binnen projecten. Waar de projectmanager zich richt op de inhoudelijke aansturing, opdrachtgevers, projectomgeving en het projectteam, zorg jij ervoor dat de projectorganisatie soepel draait.
Je richt je op projectbeheersing volgens de GROTICK-aspecten: geld, risico, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit. Je organiseert de backoffice, stelt projectdocumenten op en bewaakt besluitvormingsprocessen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Opstellen van projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities en correspondentie
- Opstellen van planningen, urenramingen, risicoanalyses, opdrachten en beslisdocumenten
- Toetsen van documenten op consistentie met eerdere besluitvorming
- Coördineren van bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen
- Bewaken van het één-ingang- en één-uitgangprincipe rondom opdrachten en besluitvorming
- Zelfstandig organiseren, voorbereiden en plannen van overleggen en bijeenkomsten
- Opstellen van agenda’s, verslagen, actie- en besluitenlijsten
- Beheren en monitoren van acties, besluiten, informatiestromen en projectafspraken
- Actief deelnemen aan projectoverleggen en afstemmen met de projectmanager
- Bewaken van voortgang, planning, risico’s en kwaliteit binnen het project
- Adviseren en rapporteren aan de projectmanager over projectbeheersing
- Onderhouden van contacten met externe bureaus, belanghebbenden en interne stakeholders
- Gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren over projectstatus en vervolgstappen
- Actief relatiebeheer binnen en tussen clusters
Jij zorgt ervoor dat projecten transparant, navolgbaar en goed georganiseerd blijven gedurende alle projectfasen.
Voor deze functie zoeken wij een projectsecretaris die voldoet aan de volgende eisen:
- Afgeronde hbo-opleiding
- Minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar
- Kennis en ervaring met projectbeheersing en financiën
- Kennis van en ervaring met gemeentelijke werkprocessen
- Ervaring met bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein
- Ervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten
- Ervaring met het beheren van actie- en besluitenlijsten
- Ervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer binnen en buiten de organisatie
- In het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement
- Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
Daarnaast is het een pré als je beschikt over:
- Ervaring met het coördineren van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen het ruimtelijk domein
- Werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners
- Veranderkundige ervaring
Als persoon ben je integer, resultaatgericht en proactief. Je werkt secuur, planmatig en houdt overzicht, ook wanneer belangen verschillen of situaties onverwacht veranderen. Je bent communicatief sterk, politiek sensitief en weet wanneer je moet meebewegen en wanneer je juist richting moet geven.
- Functie: Projectsecretaris
- Domein: Ruimtelijk domein / Stadsontwikkeling
- Locatie: Rotterdam, onder andere Wilhelminakade 179 en Timmerhuis
- Startdatum: per direct, naar verwachting begin juni 2026
- Uren: 32 tot 36 uur per week
- Duur opdracht: 12 maanden
- Verlenging mogelijk: 2 keer 6 maanden
- Functieschaal: schaal 9/10
- Hybride werken mogelijk: 1 à 2 dagen per week thuiswerken
- Fysieke aanwezigheid is voor deze opdracht noodzakelijk
- Werken aan zichtbare ruimtelijke projecten in Rotterdam
- Afwisselende opdracht binnen een professionele gemeentelijke projectomgeving
- Samenwerken met betrokken professionals binnen Stadsontwikkeling
Overige informatie
- Sluitingsdatum: 22 mei 2026 om 07:00 uur
- Verificatiegesprekken: week 22
- Aantal kandidaten: 1
- Afwijkende werktijden: niet van toepassing
- Thuiswerken is gedeeltelijk mogelijk, maar aanwezigheid op locatie is belangrijk voor de uitvoering van de opdracht
