Bij Veiligheidsregio Hollands Midden zijn we volop in ontwikkeling. Daarom zoeken we een administratief medewerker HR die energie krijgt van organiseren, plannen en regelen. Je werkt nauw samen met onze corporate recruiter, M&O-adviseurs en collega's binnen de afdeling Mens & Organisatie en team Communicatie. Samen zorgen jullie ervoor dat nieuwe collega's zich welkom voelen, nog voordat zij hun eerste werkdag hebben.
Krijg jij er energie van om alles tot in de puntjes te regelen, houd je moeiteloos overzicht en werk je graag samen? Dan maken we graag kennis met je.
Als administratief medewerker HR ondersteun je vooral het werving- en selectieproces. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is en houdt overzicht over de verschillende werkzaamheden die tegelijkertijd lopen.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Het plaatsen, aanpassen en verwijderen van vacatures op onze website, intranet en externe vacatureplatforms;
- Het opmaken van vacatureteksten en ondersteunen bij de online zichtbaarheid van vacatures, eventueel via social media;
- Het plannen van selectiegesprekken en afstemmen van agenda's met sollicitatiecommissies;
- Het telefonisch inplannen van kandidaten binnen vooraf vastgestelde tijdsblokken;
- Het administratief verwerken van sollicitaties en het afwijzen van kandidaten in het recruitmentsysteem;
- Het beheren en periodiek opschonen van vacatures en kandidaatgegevens in ons HR-systeem MijnHR;
- Het verzamelen en beheren van beeldmateriaal voor arbeidsmarktcommunicatie in samenwerking met Team Communicatie.
Daarnaast ondersteun je de afdeling Mens & Organisatie bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden, zoals:
- Het plannen van vergaderingen en activiteiten vanuit de afdelingsagenda;
- Het mede organiseren van de nieuwkomersdag en andere bijeenkomsten;
- Het ondersteunen van de afdelingsmanager bij diverse administratieve werkzaamheden.
Afhankelijk van jouw ervaring kun je daarnaast ondersteunen bij het administratieve proces rondom de inhuur van zzp'ers, zoals het begeleiden van de contractstroom en het ondersteunen van leidinggevenden bij de benodigde formulieren.
Je wordt onderdeel van de afdeling Mens & Organisatie en Communicatie (M&OC). De afdeling bestaat uit 19 collega's, verdeeld over diverse teams: M&O Advies, Specialisten en Beleid, Personeels- en Salarisadministratie en Communicatie. Samen zetten we ons in voor de mensen in onze organisatie en zorgen we ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen, zich kunnen ontwikkelen en met plezier bij VRHM werken.
Je werkt dagelijks nauw samen met de corporate recruiter en ondersteunt daarnaast de collega's van Personeels- en Salarisadministratie (PSA), de M&O-adviseurs en de afdelingsmanager. Samen zorgen jullie voor een professionele en zorgvuldige ondersteuning van de organisatie.
De sfeer is open, betrokken en informeel. Collegialiteit, werkplezier en aandacht voor elkaars talenten vinden we belangrijk.
Minimaal twee dagen per week werken we samen vanuit ons kantoor in Leiden. De overige dagen kun je, afhankelijk van je werkzaamheden, flexibel werken.
Je bent iemand die graag organiseert, overzicht houdt en energie krijgt van een goed lopend proces. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, werkt nauwkeurig en voelt je prettig in een ondersteunende rol waarin geen dag hetzelfde is.
- Heb je een mbo-opleiding afgerond, bij voorkeur in een administratieve of HR-gerelateerde richting;
- Heb je ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen HR of recruitment;
- Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
- Werk je nauwkeurig en gestructureerd;
- Kun je goed plannen en organiseren;
- Schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners;
- Communiceer je vriendelijk en professioneel;
- Ben je beschikbaar voor minimaal 20 uur per week, verdeeld over ten minste vier werkdagen (bij voorkeur vijf).
Incidenteel kan het voorkomen dat je aan het einde van de dag nog een kandidaat telefonisch benadert om een sollicitatiegesprek in te plannen.
Tijdens de eerste selectieronde beoordelen we sollicitaties aan de hand van de criteria uit deze vacature. We adviseren je daarom om in je motivatiebrief jouw relevante ervaring, kennis en motivatie zo concreet mogelijk te beschrijven en waar mogelijk te onderbouwen met voorbeelden.
Daarnaast vragen we je onderstaande vragen afzonderlijk te beantwoorden. We nemen je antwoorden mee in de briefselectie. Sollicitaties waarin de vragen niet of slechts gedeeltelijk worden beantwoord, kunnen we mogelijk niet volledig beoordelen.
- Wat spreekt jou aan in de functie van Administratief Medewerker HR bij Veiligheidsregio Hollands Midden en waarom past deze functie volgens jou goed bij jouw ervaring, kwaliteiten en ambities?
- Beschrijf een situatie waarin je meerdere administratieve werkzaamheden of afspraken tegelijkertijd moest organiseren. Hoe heb je overzicht gehouden, welke keuzes heb je gemaakt en wat was het resultaat?
Naast werk met maatschappelijke impact bieden we een mooie baan in een organisatie die 24/7 klaarstaat voor de regio en:
- Een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;
- Een salaris van minimaal € 2.466, - maximaal € 3.643, - bruto per maand (schaal 6) bij 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van het jaarsalaris, bijvoorbeeld om in te zetten voor extra verlof of extra salaris;
- 26 vakantiedagen bij een 36-urige werkweek;
- Pensioenopbouw bij ABP;
- Een moderne werkplek in Leiden-Zuid en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
- Laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten;
- Een vitaliteitsprogramma met o.a. korting op sport en vers fruit op het werk;
- Ruime aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor een veilige regio voor ruim 800.000 inwoners. Met ongeveer 1.400 betrokken collega’s werken we dagelijks aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises. Meer informatie vind je op onze website.
Wil je meer weten over deze functie of onze manier van werken? Nicolette van Groen, coördinator PSA beantwoordt graag je vragen. Nicolette is bereikbaar via 0621595916 of [email protected]
Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en dat je aan de eisen voldoet? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.
We leren je graag kennen! Solliciteer uiterlijk 19 juli via de sollicitatieknop. De selectiegesprekken vinden plaats in de week van 27 – 31 juli. Reserveer dit alvast in je agenda, zodat je er rekening mee kunt houden wanneer je wordt uitgenodigd.
- Voor indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
- Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.
Wij zoeken graag zelf onze kandidaten, dus deze vacature is géén uitnodiging tot acquisitie.
