Word jij gelukkig wanneer jij ervoor zorgt dat de (plaatsvervangend) directeur MIVD zijn werk goed kan doen? Ben jij betrouwbaar, dienstverlenend en wil jij bijdragen aan een organisatie met een unieke werkomgeving? Kun jij de complexe agenda’s bewaken, ook wanneer de druk oploopt en de hectiek toeslaat?
Dan zijn wij op zoek naar jou.
Wij zoeken een ervaren directiesecretaresse die overzicht weet te behouden, rust uitstraalt en energie krijgt van een veelzijdige rol op hoog ambtelijk niveau. Iemand die proactief handelt, kritisch meedenkt, relativeringsvermogen heeft en beschikt over een gezonde dosis humor.
Wat bieden wij?
- Een afwisselen en relevante functie in een unieke werkomgeving;
- Een professionele, collegiale en informele werksfeer;
- Een betrokken en ambitieuze directie waar jij echt het verschil maakt.
Wie ben jij?
Je bent een professionele en betrokken directiesecretaresse die het hoofd koel weet te houden in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je bent een stabiele factor in een omgeving waar regelmatig snel geschakeld moet worden en waar prioriteiten kunnen veranderen. Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, hebt een goed gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet te prioriteren. Je bent zelfstandig, denkt vooruit en bent in staat om op een tactvolle manier de juiste afwegingen te maken. Als directiesecretaresse binnen de MIVD ben je niet alleen ondersteunend maar ook richtinggevend als het gaat om structuur, kwaliteit en procesbewaking.
Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:
- Integer en betrouwbaar;
- Flexibel en stressbestendig;
- Sterk in plannen en organiseren;
- Dienstverlenend;
- Proactief en oplossingsgericht;
- Verantwoordelijk en zelfstandig;
- IJverig en zorgvuldig;
- Organisatiesensitief.
Wat ga je doen?
Als Directiesecretaresse ben je onderdeel van de directieondersteuning. Samen met de andere Directiesecretaresse ben je primair verantwoordelijk voor de agenda van de (plaatsvervangend) directeur. Dit omvat ook de planning hieromheen. Om op tijd bij externe afspraken te zijn is een goede afstemming met de chauffeurs essentieel. Ook dit is onderdeel van jouw takenpakket. Waar nodig krijg je ondersteuning vanuit de managementondersteuners van het stafbureau. Je weet wie of in welke situaties je af moet wijken van de planning of afspraken. OM dit goed te kunnen doen werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten de Centrale Staf, dit zijn onder andere stafmedewerkers, (beleids-)adviseurs of andere inhoudelijk specialisten.
Als Directiesecretaresse ben jij verantwoordelijk voor:
- Goede bereikbaarheid: Je fungeert als eerste aanspreekpunt namens de (plaatsvervangend) directeur MIVD;
- Agendabeheer: je zorgt dat de verschillende agenda’s gesynchroniseerd zijn, afspraken worden ingepland en de (plaatsvervangend) directeur MIVD juist en tijdig geïnformeerd is over de planning;
- Coördineren van de mail: Er komen veel vragen en verzoeken binnen, jij zorgt dat binnen komende mails correct worden geprioriteerd en dat verzoeken, waar mogelijk, elders worden opgepakt;
- Beheren van de informatiestroom: De leesmap is jouw verantwoordelijkheid, het verzamelen en tijdig (laten) aanleveren van documenten is hier een belangrijk onderdeel van;
- Sturen op kwaliteit van processen: Jij signaleert wat beter kan en spreekt mensen hierop aan. Waar mogelijk draag je proactief oplossingen aan;
- Bewaken van de voortgang: Jij zorgt stukken op tijd worden aangeleverd en dat documenten tijdig ondertekend worden;
- Proactief sturen op navolging van de agenda: Jij bent degene die bezoekers (soms last-minute) aanmeldt en dat de chauffeur op tijd op de juiste plek staat.
Jij zorgt voor rust, overzicht en structuur, ook wanneer de druk hoog is en de waan van de dag regeert. Dankzij jouw scherpe blik en organisatietalent kan de directie optimaal functioneren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk dat je een groot en relevant netwerk opbouwt en onderhoud.
