Als Secretaresse/Projectondersteuner bij De Bokx ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt het managementteam en projectleiders bij hun dagelijkse werkzaamheden en speelt een belangrijke rol in de coördinatie en uitvoering van projecten. Jouw taken zijn veelzijdig en variëren van secretariële ondersteuning tot administratieve en organisatorische projectwerkzaamheden. Je werkzaamheden bestaan uit:
- Assisteren bij het opstellen, beheren en controleren van projectdocumentatie.
- Ondersteunen van projectleiders bij het opstellen van planningen en voortgangsrapportages.
- Coördineren van project gerelateerde afspraken en communicatie met stakeholders.
- Bijhouden van de projectadministratie en het beheren van projectdossiers.
- Ondersteunen bij de aanbestedingsprocessen en contractbeheer.
- Beheren van agenda’s, plannen van vergaderingen en afspraken.
- Ontvangen en doorverbinden van telefoonverkeer.
- Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief e-mailverkeer.
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen.
- Organiseren van zakelijke reizen en evenementen.
- Beheren van en up to date houden van ons KAM systeem.
