Wij zijn een hecht en gespecialiseerd advocatenkantoor in hartje Rotterdam in het vreemdelingen- en asielrecht. Met een team van 4 advocaten werken wij in een informele, persoonlijke sfeer aan vaak impactvolle zaken. Ter versterking van ons team zoeken wij een professionele Secretaresse / Office Manager die verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten.
Je speelt een essentiële rol in het ondersteunen van onze advocaten en het organiseren van de administratieve en juridische processen. Omdat cliënten en instanties (zoals de IND en rechtbanken) regelmatig contact met ons opnemen, ben jij hét visitekaartje van ons kantoor. Je beschikt over uitstekende communicatie- en organisatorische vaardigheden, toont empathie en hebt ervaring met kantoor- en administratieve werkzaamheden.
Taken
- Agendabeheer & Planning: Beheren van de agenda's van de advocaten, het plannen van afspraken met cliënten en het bewaken van (juridische) termijnen (Schedule management, Calendar management).
- Cliëntencontact & Front Desk: Ontvangen van cliënten op kantoor en het zorgvuldig en afhandelen van het telefoon- en e-mailverkeer.
- Administratieve ondersteuning: Verzorgen van correspondentie, het aanmaken en bijhouden van (digitale) dossiers, en het voorbereiden en indienen van documenten en formulieren (bijvoorbeeld voor toevoegingen/gesubsidieerde rechtsbijstand).
- Kantoormanagement: Beheren van de dagelijkse front desk activiteiten, bestellen van kantoorbenodigdheden en zorgen voor een georganiseerde en professionele uitstraling van ons kantoor.
Kwalificaties
- Ervaring: Aantoonbare ervaring in office management, als juridisch secretaresse of in vergelijkbare administratieve functies (Office experience, Administrative experience). .
- Organisatietalent: Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om het overzicht te bewaren in een dynamische omgeving.
- Taalvaardigheid: Goede communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels (Communication skills). Gezien onze diverse cliëntenkring is kennis van andere talen (zoals Arabisch, Frans, Spaans of Tigrinya) een pre, maar geen vereiste.
- Persoonlijkheid: Zelfstandig kunnen werken met oog voor detail, stressbestendig en goed in het stellen van prioriteiten.
- Instelling: Flexibel, proactief en servicegericht ingesteld. Je kunt je goed verplaatsen in de situatie van onze cliënten, maar bewaart altijd de professionele afstand.
- Team: Je bloeit op in een klein team; ervaring met teammanagement is een plus, maar binnen onze platte organisatiestructuur geen vereiste.
Wat bieden wij?
Een veelzijdige en maatschappelijk relevante functie binnen een betrokken team van 4 advocaten. We werken hard voor onze cliënten, maar vinden een informele, open en gezellige sfeer op kantoor minstens zo belangrijk.
Ben jij de kandidaat die wij zoeken? Solliciteer nu voor deze veelzijdige functie als Secretaresse / Office Manager en help ons het verschil te maken voor onze cliënten!
Salaris: €2.400,00 - €4.362,35 per maand
Werklocatie: Fysiek
