Harbourlodges is een nieuw boutique hospitalityconcept op het water, in het centrum van Zaandam, vlak bij Amsterdam. Dit jaar openen we in totaal 20 hagelnieuwe drijvende lodges. De eerste lodges zijn inmiddels te boeken en de komende maanden groeien we stap voor stap naar volledige capaciteit.
Daarom zoeken we een Reservations & Front Office Coordinator die verantwoordelijk wordt voor het volledige proces van reservering tot vertrek. Jij zorgt dat alles klopt: in onze systemen, financieel én in de communicatie met de gast. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en communiceert makkelijk, snel en gastvrij.
Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse verwerking en opvolging van reserveringen en voor een soepel verloop van de digitale guest journey. Je werkt daarbij met ons PMS (Tomm), onze eigen website en boekingsplatforms zoals Booking.com, Airbnb en Expedia.
- verwerken en controleren van aanvragen en boekingen via onze website, OTA's en directe kanalen
- actief opvolgen van aanvragen en boekingsvragen en waar mogelijk omzetten naar een reservering;
- zorgen dat beschikbaarheid, prijzen, voorwaarden en boekingsgegevens correct in de systemen staan;
- beheren en actualiseren van informatie in onze boekingskanalen en toevoegen van nieuwe lodges
- snel, foutloos en gastvrij beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon, WhatsApp en boekingsplatforms, in Nederlands en Engels
- verzorgen en bewaken van de communicatie rondom boeking, betaling, aankomst, digitale check-in, verblijf en vertrek
- proactief helpen wanneer een digitale check-in of ander onderdeel van de guest journey niet vanzelf goed gaat
- waar nodig ontvangen en helpen van gasten op locatie;
- signaleren van mogelijkheden voor aanvullende verkoop, zoals parkeren, early check-in, late check-out en andere services
- gasten op een natuurlijke manier stimuleren om een review achter te laten en reageren op reviews
- controleren en verwerken van betalingen, afrekeningen en reserveringsgegevens;
- signaleren en uitzoeken van administratieve afwijkingen en zorgen dat de reserveringsadministratie sluitend is
- meedenken over het slimmer, gastvriendelijker en efficiënter inrichten van onze processen en systemen
Wie zoeken we?
Je combineert administratieve nauwkeurigheid met sterke communicatie. Je werkt gestructureerd, ziet afwijkingen en begrijpt dat reserveringen, tarieven, betalingen en persoonsgegevens met elkaar moeten kloppen. Tegelijkertijd vind je het leuk om contact met gasten te hebben en problemen praktisch op te lossen.
Je schrijft goede e-mails en berichten in Nederlands en Engels, bent prettig aan de telefoon en helpt een gast ook graag persoonlijk wanneer dat nodig is. Duits is een pré.
- je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden; ervaring met reserveringen, hospitality, travel of vergelijkbare dienstverlening is een sterke pré
- je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen
- je kunt goed overweg met Excel en/of Google Sheets
- je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en bewaakt je eigen werkzaamheden
- je bent praktisch, proactief en oplossingsgericht
- ervaring met een PMS, channel manager of OTA-platforms is een pré
Klein team, dus samen aanpakken
Harbourlodges is een nieuwe organisatie en ons team is bewust klein. We hebben niet voor iedere taak een aparte afdeling. Iedereen heeft duidelijke eigen verantwoordelijkheden, maar we helpen elkaar wanneer dat nodig is. Soms betekent dat een gast persoonlijk ontvangen, iets controleren in een lodge of praktisch helpen om een probleem op te lossen.
We zoeken dus iemand die eigenaarschap prettig vindt, maar niet denkt in rigide functiegrenzen.
Wat bieden wij?
- een zelfstandige en afwisselende functie binnen een nieuw boutique hospitalityconcept
- een salarisindicatie van € 2.800 tot € 3.500 bruto per maand op basis van 38 uur, afhankelijk van ervaring
- een dienstverband van 32-38 uur per week
- vakantiegeld, pensioen en overige arbeidsvoorwaarden conform de Horeca-cao
- veel ruimte om vanaf de start mee te denken over de guest journey, processen en systemen
- werken met moderne hospitality- en reserveringssystemen in een klein team met korte lijnen
- veel verantwoordelijkheid voor je eigen werkgebied
- een bijzondere werkplek aan het water in het centrum van Zaandam, vlak bij Amsterdam
Werktijden: grotendeels reguliere kantooruren, met incidenteel inzet in de avond of het weekend wanneer de operatie daarom vraagt.
Interesse?
Lijkt het je leuk om vanaf het begin mee te bouwen aan Harbourlodges en verantwoordelijkheid te nemen voor de volledige guest journey van reservering tot vertrek?
Stuur dan je cv en een korte motivatie naar [email protected]. Tot snel!
Salaris: €2.800,00 - €3.500,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
Werklocatie: Fysiek
