Als Managementassistent/projectondersteuner ondersteun jij de teammanagers binnen de afdeling Onderwijs van de gemeente Rotterdam en zorg je ervoor dat afspraken, processen en werkzaamheden soepel verlopen. Jij bent de verbindende schakel die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgt dat managers en teams optimaal kunnen functioneren. Binnen het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling werk je aan maatschappelijke thema’s die direct bijdragen aan de ontwikkeling en kansen van Rotterdammers. Je krijgt een veelzijdige rol waarin plannen, organiseren, procesondersteuning en samenwerken centraal staan. De functie biedt daarnaast de mogelijkheid om hybride te werken en jouw organisatorische kwaliteiten in te zetten binnen een dynamische gemeentelijke omgeving.
De gemeente Rotterdam werkt dagelijks aan een stad waarin inwoners zich kunnen ontwikkelen, meedoen en zich ondersteund voelen wanneer dat nodig is. Binnen het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling wordt gewerkt aan belangrijke maatschappelijke opgaven op het gebied van welzijn, zorg, onderwijs, sport, cultuur en gezondheid. Het uitgangspunt hierbij is de kracht en ontwikkeling van Rotterdammers: inwoners krijgen de ruimte om hun talenten te ontdekken en in te zetten, met ondersteuning wanneer de omgeving dit niet zelfstandig kan bieden.
De afdeling Onderwijs is onderdeel van de directie Sport, Onderwijs en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Deze directie zet zich in om Rotterdammers de mogelijkheden en middelen te bieden om zich te ontwikkelen, te leren, te bewegen en hun talenten te benutten. Vanuit de overtuiging dat onderwijs, sport en cultuur bijdragen aan een gezondere, weerbare en kansrijke samenleving wordt gewerkt aan uiteenlopende maatschappelijke vraagstukken.
De afdeling Onderwijs richt zich op het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en het ondersteunen van een sterk Rotterdams onderwijsaanbod. De afdeling bestaat uit vijf teams:
- Team Jonge Kind & Bedrijfsvoering;
- Team Primair Onderwijs;
- Team Voortgezet Onderwijs;
- Team MBO/HBO/WO & managementondersteuning;
- Team Onderwijshuisvesting.
Als Managementassistent/projectondersteuner maak je onderdeel uit van een subteam met vier andere managementondersteuners. Iedere managementassistent ondersteunt één of meerdere teammanagers. Binnen het team wordt nauw samengewerkt, waarbij jullie gezamenlijk inspelen op de behoeften van de teammanagers en de verschillende teams. Er is regelmatig overleg en veel contact via mail, telefoon en op kantoor.
Als Managementassistent/projectondersteuner ondersteun je de teammanagers van de afdeling Onderwijs bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat agenda’s goed georganiseerd zijn, afspraken zorgvuldig worden voorbereid en belangrijke processen binnen het team soepel verlopen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen binnen een omgeving waarin veel tegelijk speelt.
Naast de managementondersteuning vervul je ook een rol als ondersteunend projectmedewerker. Je houdt je bezig met het beschrijven, afstemmen en verder uitwerken van werkprocessen binnen het team managementondersteuning. Hierbij breng je de huidige werkwijze in kaart, toets je deze aan de praktijk en doe je voorstellen over hoe processen en documenten het beste kunnen worden vastgelegd en gepositioneerd binnen de informatiestructuur van de afdeling.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Het ondersteunen van teammanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden;
- Het beheren en coördineren van agenda’s en het bewaken van afspraken en prioriteiten;
- Het voorbereiden van overleggen en zorgen dat benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn;
- Het organiseren van teamdagen, bijeenkomsten en grotere overleggen met interne en externe partners;
- Het regelen van praktische zaken zoals locaties, faciliteiten, catering en andere benodigdheden;
- Het plannen en afstemmen van afspraken met collega’s, externe partijen en onderwijsorganisaties;
- Het verzamelen, structureren en verwerken van informatie en documenten;
- Het beschrijven, actualiseren en vastleggen van werkprocessen binnen managementondersteuning;
- Het toetsen van werkprocessen aan de dagelijkse uitvoering en het doen van verbetervoorstellen;
- Het bewaken van deadlines en zorgen dat afspraken zorgvuldig en tijdig worden afgerond.
Om in aanmerking te komen voor deze functie voldoe je aan de volgende eisen:
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
- Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als Managementassistent binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
- Je hebt ervaring met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd of directielid, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
- Je hebt ervaring met het werken met deadlines en bestuurlijke afspraken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en weet overzicht te houden binnen een dynamische werkomgeving;
- Je bent communicatief sterk, legt gemakkelijk contacten en werkt prettig samen met verschillende stakeholders;
- Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief en bent in staat om voorstellen te doen ter verbetering van processen.
Daarnaast is het een pré als je:
- Minimaal 6 maanden ervaring hebt met het ondersteunen van teammanagers binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners, waarbij je afspraken hebt gemaakt met en voor onderwijsorganisaties;
- Minimaal 3 maanden ervaring hebt met het beschrijven en vastleggen van werkprocessen binnen een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
- Ervaring hebt met bestellingen via het systeem Oracle;
- Minimaal 2 jaar werkervaring hebt binnen het sociaal domein of binnen het onderwijs-/opleidingsdomein.
Als Managementassistent/projectondersteuner krijg jij de volgende uitstekende arbeidsvoorwaarden:
- Een salaris volgens CAO Gemeenten, schaal 8 (€3.246 - €4.556).
- Vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris.
- Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer.
- Pensioenopbouw via StiPP.
- Een contract in loondienst (ZZP en doorleenconstructies uitgesloten).
- Startdatum: zo spoedig mogelijk, naar verwachting begin september 2026.
- Een opdracht van 12 maanden met 2 keer 6 maanden verlengingsoptie.
- Uren per week: 36 uur.
- Werklocatie: Timmerhuis, Halvemaanpassage 90 in Rotterdam.
- Hybride werken is mogelijk; aanwezigheid op kantoor wordt in overleg met het team afgewisseld met thuiswerken.
