Office Manager (10 - 16 uur per week)
Locatie: Utrecht
Dienstverband: Parttime (10-16 uur) Salarisindicatie: €3.000-€4.000 afhankelijk van ervaring, op basis van 36 uur
Ben jij de proactieve organisator die ons kantoor op rolletjes laat lopen?
Als Office Manager (OM) bij Quintens heb je een centrale, coördinerende rol en rapporteer je rechtstreeks aan de directeur. Jouw belangrijkste missie? Zorgen dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt, zodat de rest van het team zich volledig kan focussen op hun werk.
Je krijgt in deze functie veel eigen verantwoordelijkheid. Binnen de vastgestelde budgetten en richtlijnen heb jij de regie en neem je zelfstandig operationele beslissingen over facilitaire zaken, kantoorbeheer en personeelsactiviteiten. Je signaleert proactief wat het bedrijf nodig heeft en pakt dit direct op.
Wat bieden wij jou?
- Flexibiliteit & Groei: Een uitdagende parttimefunctie van 10 tot 16 uur per week.
- Goed salaris: Een marktconform salaris dat refereert aan schaal 6-7 van de CAO Rijksoverheid 2026 (afhankelijk van jouw ervaring en achtergrond).
- Autonomie: Veel ruimte voor eigen initiatief en een operationeel mandaat om zelf beslissingen te nemen.
- Een warm bad: Een informele en professionele werkomgeving met oog voor de mens (en gezellige teamuitjes!).
Jouw takenpakket is zeer breed en gevarieerd. Je ondersteunt de directie, het MT en de medewerkers op verschillende vlakken:
1. Secretariaat & MT-support
- Agendabeheer en het notuleren en bewaken van actiepunten tijdens MT- en directievergaderingen.
2. HR Management (Coördinatie)
De HR-administratie is extern uitbesteed, maar jij fungeert intern als coördinator en aanspreekpunt:
- Onboarden van nieuwe collega's.
- Monitoren van ziekmeldingen, verlofaanvragen en vragen over pensioenen (inclusief contact met onze pensioenadviseur).
- Organiseren van voortgangsgesprekken en instructies geven over urenregistratie (tijdschrijven).
- Beheren van het opleidingsbudget.
- Organiseren van teamuitjes, 'Qoffie-ochtenden' en activiteiten i.v.m. 'lief-en-leed'.
3. Financiële processen & Contractbeheer
De financiële administratie is uitbesteed, jij verzorgt de interne voorbereiding:
- Organiseren van de goedkeuring voor inkomende facturen.
- Contact onderhouden met het externe administratiekantoor voor periodieke rapportages.
- Beheren en actualiseren van alle niet-omzet gerelateerde contracten en verzekeringspolissen.
4. Facilitair Management & ICT-werkplekken
- Eerste aanspreekpunt voor de kantoorbeheerder, gebouweigenaar en medehuurders.
- Inkopen van kantoorbenodigdheden binnen het budget.
- Coördineren Arbo- en veiligheidsvoorzieningen (inclusief toegangsbeheer).
- Beheren van algemene bedrijfsinformatie.
5. Communicatie (Intern & Extern)
- Coördineren van publicitaire activiteiten en evenementen (zoals de ISA gebruikersdag).
- Bijhouden van onze website en socialmediakanalen.
- Verzorgen van relatiegeschenken (bijv. rond Sinterklaas en Kerst).
- Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en de link naar onze vertrouwenspersoon.
6. Werkprocessen & Optimalisatie
- Ondersteunen bij het verbeteren van interne werkprocessen.
- Monitoren van de effectiviteit van onze ticketingsystemen en de opvolging van klantvragen.
- Verbetersuggesties aandragen bij het MT of de directeur.
Wat breng je mee?
Om van deze rol een succes te maken, herken jij jezelf in het volgende profiel:
- Denkniveau: Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Ervaring: Kennis van en ervaring met vergelijkbare office-managementtaken, lichte administratie of HR-ondersteuning is een grote pré.
- Competenties: Je bent organisatorisch sterk, communicatief vaardig, proactief en neemt graag de regie. Je ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op binnen jouw mandaat.
- Persoonlijkheid: Je bent representatief, discreet, accuraat en je weet de juiste balans te vinden tussen zakelijkheid en collegialiteit.
- Beschikbaarheid: Je bent flexibel inzetbaar voor 10-16 uur per week (bij voorkeur verdeeld over meerdere dagen).
Wie zijn wij?
Quintens is een dynamische organisatie waar professionaliteit en een informele sfeer hand in hand gaan. Wij geloven in korte lijnen en eigen verantwoordelijkheid. We vinden het belangrijk dat iedereen zich hier thuis voelt. Met jouw komst als Office Manager zetten we de puntjes op de 'i' qua structuur en gezelligheid!
Solliciteren?
Ben jij de daadkrachtige Office Manager die wij zoeken en wil je meebouwen aan het succes van Quintens? Stuur dan je CV en een korte motivatie naar [email protected].
Job Type: Part-time
Pay: €3.000,00 - €4.000,00 per month
Work Location: In person
