Secretaresse bestuur - Hoogheemraadschap van Rijnland | Leiden

Deze vacature is verlopenMogelijke redenen zijn: de werkgever accepteert momenteel geen sollicitaties, is niet actief op zoek naar nieuwe medewerkers of is bezig met het beoordelen van sollicitaties

Vacaturegegevens

Fulltime | Parttime

Volledige vacaturetekst

In de rol van secretaresse bestuur beschik jij over een scherpe blik en een goede antenne voor bestuur, omgeving en organisatie. Jij weet om te gaan met bestuurlijke verhoudingen, vertrouwelijke informatie en hebt professionaliteit hoog in het vaandel staan. Als jij je objectief op kunt stellen, proactief bent en graag hands-on bezig bent, dan is dit de perfecte rol voor jou!
Wat ga je doen als secretaresse bestuur?
In de functie van secretaresse bestuur ben je een verlengstuk van enkele leden van het dagelijks bestuur. Dit kunnen hoogheemraden zijn of de dijkgraaf. Je weet hen te ontzorgen en begrijpt dat daar een flexibele mentaliteit bij hoort. Je gaat proactief en zelfstandig te werk, weet op verschillende niveaus te communiceren en om de juiste prioriteiten te stellen weet je op hoofdlijnen wat de belangrijkste dossiers zijn. Je werkt daarbij nauw samen met de bestuursadviseurs en verschillende beleidsmedewerkers. Waar nodig kun je op jouw verzoek ondersteund worden door andere secretaresses van de Staf Bestuurszaken. Andersom geldt dit ook.

De volgende taken horen bij jouw rol:
Agendabeheer;
Ontvangen en voorsorteren van mails;
Doorgeleiden van stukken op bestuurlijke systemen (iBabs);
Plannen en voorbereiden van overleggen;
Uitzetten en coördineren van annotaties;
Organiseren van bijeenkomsten en werkbezoeken;
Bewaken voortgang van de besluitvorming en van informatiestromen.

Het team
Als secretaresse bestuur kom je terecht bij de Staf Bestuurszaken. Het team ondersteunt de Secretaris-Algemeen directeur in haar brugfunctie tussen bestuur en organisatie. De afdeling verzorgt de praktische ondersteuning van het bestuur en de directie, stroomlijnt het besluitvormingsproces, bewaakt de kwaliteit van het bestuurlijke proces en werkt aan het vergroten van de bestuurskracht van ons waterschap.

Het team is het meest trots op hun betrokkenheid: niet alleen bij het proces en de organisatie, maar ook bij elkaar. De Staf Bestuurszaken bestaat uit bestuursadviseurs (5 medewerkers), het bestuurs- en directiesecretariaat (6 medewerkers) en het hoofd Bestuurszaken.
Wat vragen we van jou als secretaresse bestuur?
Wij zien graag de volgende competenties bij jou terugkomen: oplossingsgericht, organisatievermogen, persoonlijk leiderschap, stressbestendig, assertief, representatief, zelfstandig.

Verder vragen wij:
Een afgeronde secretariële opleiding, minimaal op mbo-niveau;
Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving;
Digital skills en communicatieve vaardigheden zijn vanzelfsprekend, je vakkennis is up-to-date en je bent een professional pur sang;
Ervaring met iBabs is een pré;
Bestuurlijke sensitiviteit.
Hier mag je op rekenen
Een jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd;
Een salaris van minimaal € 3.053,- en maximaal € 4.013,- (schaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring;
Individueel Keuze Budget (IKB) ter waarde van 21% van het totale maandsalaris. Hiermee kun je bijvoorbeeld extra verlofuren kopen, bouwen aan een (nog) beter pensioen of je kunt het laten uitbetalen als loon. Op fulltime basis kun je per maand 27 extra uren kopen;
Aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en daarom bieden we je een persoonlijk opleidingsbudget van € 6.000,- voor 5 jaar;
Een laptop en telefoon van de zaak;
Een werkweek van 32 - 36 uur waarin je in overleg met jouw leidinggevende zelf kunt bepalen op welke dagen je werkt en hoeveel uren je per dag maakt.
Meer informatie?
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Timon Rammeloo (adviseur recruitment) bereikbaar via 06 5327 8015 of via recruitment@rijnland.net. Voor vragen over de inhoud van de vacature kun je terecht bij Marleen de Lange (hoofd bestuurszaken) bereikbaar via 06 46081028 of via marleen.lange@rijnland.net.

Procedure
Onze selectieprocedure bestaat uit twee selectiegesprekken. Het eerste gesprek is met de teamleider en de adviseur recruitment. Het tweede gesprek is met twee teamleden. In verband met de vakanties houden we flexibele dagen en tijden aan voor de gesprekken. Alle gesprekken zijn op ons kantoor in Leiden.