De directeur en stafmedewerkers van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) doen belangrijk werk en ontvangen voornamelijk nationale en internationale gasten. Natuurlijk willen we dat binnen de stafafdeling alle zaken tiptop in orde zijn. Jij maakt, als managementondersteuner, dat dit mogelijk is. Je verricht uiteenlopende werkzaamheden en bent met jouw team verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Directie en de Centrale Staf. Bijzonder is dat je hier te maken hebt met zowel militairen als burgers die op het hoogste niveau opereren. Gelukkig ben jij je goed bewust van de omgeving waarin je werkt en stel je je op de juiste manier op. Of het nu gaat om agendabeheer, het bestellen van kantoorbenodigdheden, het melden van storingen of de ontvangst van bezoekers: jij bent het aanspreekpunt van de Directie en de Centrale Staf.
Dit maakt jouw baan uniek
Je verricht uiteenlopende hand- en spandiensten en regelt ondersteuning voor de gehele Centrale Staf en de Directie. Bijzonder is dat je hier te maken hebt met verschillende werelden op het hoogste niveau. Je bent verantwoordelijk voor informatiestromen en beheert meerdere mailboxen en agenda’s, op verschillende systemen. Als management ondersteuner is je werk belangrijk, interessant, soms lastig, maar altijd uitdagend. Jij bent de drijvende kracht achter een goed functionerende afdeling, je kent de medewerkers en weet wat er speelt binnen de verschillende teams.
In deze rol ben je ondersteunend ook als het gaat om structuur, kwaliteit en procesbewaking. Jij zorgt voor rust en overzicht, ook wanneer de druk hoog is. Je acteert bij acute vragen en zorgt ook dat je deze vragen in de toekomst niet meer krijgt. Hoe je dat doet? Door actief met je collega’s over de processen na te denken en te adviseren over verbeteringen.
Wat jouw baan zo bijzonder en afwisselend maakt, is dat je focust op de gehele ondersteuning. Je bent belast met alle administratieve en secretariële werkzaamheden die voortvloeien uit de werkzaamheden van de Directie en de Centrale Staf. Iedereen kan met vragen bij jou terecht; de schoonmakers, de MIVD-directeur en je directe collega’s. Je bouwt hierdoor snel een netwerk op.
