Je bent een onmisbare schakel voor beide teams, waarbij je zowel collega’s als de teamleiders ondersteunt en bijdraagt aan een goed georganiseerde en efficiënte werkdag.
In eerste instantie betreft het een tijdelijke functie voor de duur van twee jaar.
-
Ondersteunen van collega’s bij hun dagelijkse werkzaamheden:
-
Vervanging bij afwezigheid van collega’s, inclusief verdeling van taken;
-
Tegenlezen van voorstellen op lay-out en taalgebruik (niet inhoudelijk);
-
Werkzaamheden in JOIN (ons registratiesysteem) bijhouden;
-
Ondersteunen bij projecten, beleid en werkprocessen, waarbij het ook voor kan komen dat je eigenaar bent van een werkproces;
-
Opstellen managementrapportages.
-
Regie- en beheertaken:
-
Coördineren, opstellen en verzenden van correspondentie, waaronder (welkomst)brieven voor nieuwe medewerkers;
-
Beheren van de gezamenlijke mailbox (RO-advisering), inclusief het signaleren, prioriteren en in samenspraak verdelen van binnenkomende vragen en verzoeken;
-
Organiseren, bewaken en opvolgen van administratieve en procesmatige werkzaamheden binnen beide teams, zoals betaalopdrachten en teamafspraken;
-
Ondersteunen van een breed palet aan professionals door overzicht te houden, prioriteiten te signaleren en proactief acties uit te zetten;
-
Schakelen met interne en externe contacten en zorgen voor een soepele voortgang van werkzaamheden.
-
Uitvoeren van overige administratieve taken die geen inhoudelijke RO/vergunning kennis vereisen, waarbij het wel belangrijk is dat je affiniteit met het vakgebied hebt.
-
Plannen en organiseren:
-
Organiseren van (thema of participatie) bijeenkomsten;
-
Secretarisrol bij de weegtafel: agenda opstellen en acties bijhouden;
-
Ondersteunen of begeleiden van (deel)processen, denk bijvoorbeeld aan het inzichtelijk maken van samenwerkingsafspraken tussen taakveleden of teams;
-
Ondersteuning bij inhuurprocessen: uitvraag bij bureaus, inplannen kennismakingsgesprekken en eerste screening waar nodig;
-
Notuleren bij werkoverleggen, kwartaal overleggen, lastige gesprekken en weekstarts, inclusief het opstellen van actielijsten;
-
Afspraken inplannen en kamers reserveren.
-
Bijhouden van overzichten en informatie:
-
Actiepunten registreren en monitoren POHO/wethouder, monitoren raadsvragen, monitoren ingediende moties en bijhouden;
-
(Verder) Opstellen en bijhouden van een on-boarding document voor nieuwe medewerkers
-
Beheren van applicaties zoals startersleningen en doorstroming reguliere woningen arbeidsmigranten, inclusief uploaden van bestanden.
We zoeken iemand die:
-
Nauwkeurig en georganiseerd werkt;
-
Communicatief vaardig is en makkelijk schakelt tussen collega’s, teams en externe partijen;
-
Proactief is en overzicht houdt in een dynamische omgeving;
-
Dienstverlenend optreedt en zorgvuldig informatie verstrekt;
-
Het leuk vindt om veel te moeten schakelen tussen werkzaamheden en met plezier de vliegende keep van beide teams is.
Daarnaast verwachten we:
-
Minimaal MBO niveau 4 met ruime ervaring in een ondersteunende of uitvoerende functie;
-
Kennis van gemeentelijke organisatie, interne beleidslijnen, regels en procedures is een pré;
-
Goede beheersing van Microsoft Office en digitale systemen voor bestanden en overzichten;
-
Vermogen om gegevens in complexe administraties te verwerken en te beheren.
Ruimte om jezelf te ontwikkelen, om werk-privé balans goed te kunnen organiseren én waar iedereen zichzelf kan zijn! We hechten waarde aan diversiteit en bieden ruimte aan zowel ervaren medewerkers als nieuw talent.
Benieuwd naar nog meer informatie?
Bekijk hier onze werkenbij pagina!
-
Minimaal € 2.875,- (aanloopschaal Schaal 7), maximaal € 4.556,- (functieschaal Schaal 8) per maand. Afhankelijk van opleiding en ervaring.
-
Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dit kan je gebruiken voor extra inkomen, het aflossen van je studieschuld, meer vakantiedagen, een opleiding en/of je vakbondscontributie.
-
€0,23 per kilometer reiskostenvergoeding, met een maximum van 70 kilometer enkele reis.
-
Thuiswerk- en internetvergoeding van €3,25 netto per dag, voor de dagen die je niet op kantoor werkt.
-
28 vakantiedagen op basis van een fulltime (36 uur) dienstverband
-
Pensioen bij pensioenfonds ABP, die bijdraagt aan een duurzamere wereld.
-
Werken bij een organisatie waar medewerkers zich gelukkig voelen. Een score van 7,5 voor werkgeluk.
-
Een jaarlijkse tegemoetkoming in de kosten van de zorgverzekering en korting op aanvullende zorgverzekeringen.
Wil je meer informatie en/of van gedachten wisselen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Maartje Bongers, Teamleider Vergunningen OWT en Ruimtelijke Ontwikkeling .
Voor vragen over de procedure kan je terecht bij Marlou Oosting, Specialist recruitment en arbeidsmarktcommunicatie.
Beiden zijn bereikbaar op telefoonnummer: 140187.
Spreekt deze functie je aan en voldoet je profiel aan de eisen? Wil jij onze organisatie nóg beter maken? Geweldig, dan zijn wij op zoek naar jou en nodigen wij je van harte uit om te reageren!
Solliciteer direct. Vul het formulier in en stuur zo jouw sollicitatie naar ons toe.
Reageren kan tot 24 juli. De eerste gesprekken staan gepland op dinsdag 28 juli, tussen 14:00 en 17:00 uur.
Acquisitie naar aanleiding van deze procedure stellen we niet op prijs.
