Bureau Meesterschap zoekt een zelfstandige en proactieve officemanager die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt.
Over de functie
Als officemanager ben jij de spil van Bureau Meesterschap. Je hebt een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is. Van het aannemen van de telefoon, het beheren van de agenda van de directeur tot het organiseren van een symposium en het verzorgen van de lunch op onze eigen trainingslocaties. Daarnaast spring je waar nodig bij als vervanger van je collega bij de receptie.
Over jou
Je vindt het leuk om vooruit te denken, te zorgen dat anderen ontzorgd worden en om je handen uit de mouwen te steken. Jij houdt overzicht en zorgt dat het gebeurt. Als iets beter of slimmer kan, signaleer je dat en kom je met een oplossing.
Kortom: jij ziet het werk liggen en voelt je verantwoordelijk voor het geheel.
Wat ga je doen?
Organisatie & planning
- Je beheert de agenda van de directeur en plant afspraken zelfstandig in, afspraken worden zo gepland dat het voor hem efficiënt en praktisch is
- Je reserveert hotelovernachtingen voor onze medewerkers en doet andere zakelijke reserveringen in opdracht van de opleidingscoördinator of de accountmanager
- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van bijeenkomsten van Bureau Meesterschap: ruimtes klaarzetten, catering regelen, deelnemers ontvangen, materialen en overige benodigdheden regelen
- Je zorgt dat onderlinge actiepunten en afspraken worden opgevolgd.
Gastvrijheid & kantoor
- Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van inkomende telefoontjes en algemene vragen
- Je ontvangt onze gasten met een warm welkom
- Je zorgt ervoor dat ons kantoor en onze trainingsruimtes er picobello uitzien en goed functioneren:
- --- Je coördineert de schoonmaak van het kantoor
- --- Je doet het voorraadbeheer, zowel van de trainingsruimte als van het kantoor
- --- Je signaleert onderhoudswerkzaamheden en bespreekt deze.
Relaties & communicatie
- Bij indiensttreding zorg jij voor een warm welkom voor nieuwe medewerkers. Daarnaast zorg je dat zij over de juiste apparatuur en digitale toegangen beschikken
- Bij uitdiensttreding zorg je voor een goed afscheid en het afronden van alle praktische zaken
- Je hebt een rol in het relatiebeheer: je stuurt bijvoorbeeld verjaardagskaarten en verzorgt bloemen en relatiegeschenken namens de organisatie. Ook signaleer en bewaak je belangrijke momenten en afspraken rondom relaties
- Je houdt de adressen- en relatiebestanden actueel
- Je onderhoudt contacten met leveranciers en andere externe partijen en zorgt dat afspraken goed door hen worden opgevolgd.
Website & digitale organisaties
- Je zorgt voor een actuele website, en doet zelf kleine wijzigingen en aanvullingen
- Je beheert het vastleggen van digitale informatie en praktische zaken
- Je beheert rechten en toegangen van medewerkers
- Je beheert onze laptops en andere bedrijfsmiddelen en verstrekt deze aan medewerkers en neemt ze weer in bij uitdiensttreding.
Beheer wagenpark
- Je beheert het wagenpark: je zorgt ervoor dat de auto’s regelmatig worden onderhouden, reparaties worden uitgevoerd en bent aanspreekpunt voor medewerkers.
Wat bieden wij?
- Een functie van +/- 32 uur
- Een marktconform salaris, afgestemd op je opleiding en werkervaring, inclusief secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a. eindejaarsuitkering
- Een afwisselende baan met een gezellig en informeel team waarin een ieder op zijn eigen manier een bijdrage levert aan onze dienstverlening
Wordt jij enthousiast van onze vacature en herken jij jezelf in ons profiel?
Wil je meer informatie? Neem dan contact op met Roelof van den Berg via 06-33646167 of Anouk de Vegt via 06-45659514.
Solliciteren kan via de e-mail: [email protected]
Verwacht aantal uur: 32.0 per week
Werklocatie: Fysiek
