Om een veiligheidsregio klaar te laten staan, moet achter de schermen veel goed geregeld zijn. Van opleidingen en oefeningen tot planningen, overleggen en de ondersteuning van teams.
Ook binnen de afdeling Brandveiligheid is goede ondersteuning onmisbaar. Als administratief medewerker plan je toezicht, organiseer je overleggen en houd je overzicht over afspraken, acties en administratieve werkzaamheden. Zo help je collega’s om hun werk goed te kunnen doen.
Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en collega’s verder helpen? Dan maken we graag kennis met je.
Dankzij jou weten collega’s wat er wanneer moet gebeuren. Je plant het toezicht, bereidt overleggen voor en zorgt dat acties, afspraken en administratieve gegevens goed worden vastgelegd. Zo kunnen jouw collega’s binnen Brandveiligheid zich richten op hun werk voor een brandveilige regio.
Je hebt een afwisselende rol waarin organiseren, ondersteunen en vooruitdenken samenkomen. De ene keer stem je een planning af met het team Toezicht, de andere keer organiseer je een bijeenkomst of beantwoord je vragen via een gezamenlijke mailbox. Je werkt daarbij samen met verschillende collega’s, teams en externe partners.
Je houdt je onder andere bezig met:
- plannen van toezichtwerkzaamheden voor het team Toezicht;
- ondersteunen van overleggen, bijeenkomsten en projectgroepen;
- beheren van mailboxen en beantwoorden of doorzetten van vragen;
- plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten;
- voorbereiden van agenda’s en bijhouden van actie- en besluitenlijsten;
- reserveren van ruimtes en regelen van facilitaire zaken;
- verwerken en actueel houden van administratieve gegevens;
- ondersteunen bij activiteiten op het gebied van Brandveilig Leven.
De afdeling Brandveiligheid richt zich op bebouwde omgeving toetsing en toezicht, evenementen, brandveilig leven binnen de regio. Samen met gemeenten, hulpdiensten en andere partners werken collega’s dagelijks aan een veilige regio. Binnen de afdeling heerst een betrokken en collegiale werksfeer waarin samenwerken centraal staat.
Jij houdt ervan om zaken goed te plannen, organiseren en overzicht te bewaren en vindt het prettig als alles goed geregeld is. Ook wanneer de planning verandert of verschillende vragen tegelijk binnenkomen, blijf je rustig en houd je overzicht. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en ziet wat er nodig is.
Daarbij pak je werkzaamheden zelfstandig op, maar weet je ook wanneer afstemming met een collega nodig is.
Je voelt je thuis in een rol waarin je:
- makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en contactpersonen;
- helder en prettig communiceert met collega’s en externe partners;
- afspraken en acties zorgvuldig bewaakt;
- actief samenwerkt en collega’s graag verder helpt;
- in oplossingen denkt en zelf initiatief neemt.
- mbo(+) werk- en denkniveau;
- ervaring in een administratieve of ondersteunende functie;
- een goede beheersing van de Nederlandse taal;
- ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel.
Om een goed beeld te krijgen van jouw ervaring, aanpak en motivatie, vragen we je om onderstaande vragen afzonderlijk en zo concreet mogelijk te beantwoorden. Gebruik daarbij waar mogelijk voorbeelden uit jouw eigen praktijk.
Jouw cv, brief en antwoorden vormen samen de basis voor onze selectie voor de gesprekken. Het volledig beantwoorden van de vragen is daarom een belangrijk onderdeel van je sollicitatie. Ontbreekt een antwoord of is een vraag slechts gedeeltelijk beantwoord, dan kunnen we jouw sollicitatie niet zorgvuldig beoordelen.
- Wat spreekt jou aan in deze functie en in het werken voor de afdeling Brandveiligheid? Welke ervaring en kwaliteiten wil je hierbij inzetten?
- Beschrijf een situatie waarin je verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden tegelijk moest uitvoeren. Hoe hield je overzicht, stelde je prioriteiten en wat was het resultaat?
Naast afwisselend werk en een werkomgeving waarin professionals elkaar weten te vinden, kennis delen en initiatief gewaardeerd wordt:
- Een aanstelling voor 12 maanden, met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten naar onbepaalde tijd;
- Bij een 36-urige werkweek een salaris van minimaal € 2.542, - en maximaal € 3.756, - bruto per maand (schaal 6), afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van je jaarsalaris;
- Een moderne werkplek in ons nieuwe kantoor in Leiden-Zuid en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
- Laptop, telefoon en benodigde thuiswerkfaciliteiten;
- Ruimte voor persoonlijke groei in een maatschappelijk betrokken organisatie;
- Pensioenopbouw bij ABP.
Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor een veilige regio voor ruim 800.000 inwoners. Met zo’n 1.400 betrokken collega’s, van brandweervrijwilliger tot specialist, werken we elke dag aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises. Meer weten over wie we zijn en wat we doen? Kijk op www.vrhm.nl
Wil je meer weten over deze functie of over onze manier van werken. Bel of mail gerust naar Wendy van Wissen-Bosman die beantwoordt graag je vragen en is bereikbaar via [email protected] en/of 06-21464196.
Wij streven naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Denk je dat de functie bij je past en dat je aan de eisen voldoet? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond.
Wil jij bijdragen aan veilige en toekomstbestendige huisvesting voor onze regio? We leren je graag kennen. Reageer dan uiterlijk 13 september via de sollicitatieknop.
- Voor indiensttreding wordt er een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) gevraagd.
- Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld;
De VRHM zoekt graag zelf haar kandidaten, dus deze vacature is géén uitnodiging tot acquisitie.?
