Ben jij die enthousiaste Projectsecretaris die overzicht houdt, structuur aanbrengt en projecten naar een hoger niveau tilt? In deze rol ondersteun je complexe projecten binnen een gemeentelijke organisatie en zorg je ervoor dat processen soepel verlopen. Je opereert in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving waarin jouw organisatorisch vermogen en scherpe blik het verschil maken. Je werkt nauw samen met projectleiders, beleidsadviseurs en externe stakeholders. De combinatie van coördinatie, inhoudelijke ondersteuning en procesbewaking maakt deze functie afwisselend en impactvol.
Je komt te werken binnen een gemeentelijke organisatie waar projecten een belangrijke rol spelen in het realiseren van maatschappelijke opgaven, zoals gebiedsontwikkeling, duurzaamheid, mobiliteit en het sociaal domein. Als Projectsecretaris ben je vaak onderdeel van een projectteam of programmabureau en werk je samen met projectmanagers, beleidsadviseurs, bestuurders en externe partners zoals adviesbureaus en uitvoeringsorganisaties.
De omgeving is bestuurlijk en politiek gevoelig, waarbij besluitvorming zorgvuldig moet worden voorbereid en afgestemd. Transparantie, samenwerking en resultaatgericht werken staan centraal. Binnen het team is er veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid, en wordt actief gestuurd op kwaliteit en voortgang van projecten.
Als Projectsecretaris ben je de spil in het projectteam en zorg je voor structuur, overzicht en voortgang. Je ondersteunt de projectleider(s) bij het plannen, organiseren en bewaken van projectactiviteiten en besluitvormingsprocessen. Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken en dat acties worden opgevolgd.
Daarnaast draag je bij aan de inhoudelijke voorbereiding van overleggen en besluitvorming en zorg je voor een zorgvuldige verslaglegging en documentatie. Je hebt een signalerende rol en schakelt proactief wanneer processen dreigen te vertragen.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van project- en stuurgroepoverleggen
- Het opstellen van agenda’s, notulen en actielijsten en het bewaken van de voortgang
- Het ondersteunen van projectleiders bij planning, voortgangsrapportages en besluitvorming
- Het coördineren van informatiestromen binnen het projectteam en richting stakeholders
- Het signaleren van knelpunten en risico’s en hierover adviseren aan de projectleiding
- Het opstellen en bewaken van projectdocumentatie, zoals plannen van aanpak en voortgangsrapportages
- Het bijdragen aan bestuurlijke stukken en college- of raadsvoorstellen
Om in aanmerking te komen voor deze functie voldoe je aan de volgende eisen:
- Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van Bestuurskunde, Bedrijfskunde of vergelijkbaar
- Aantoonbare ervaring als projectsecretaris, projectondersteuner of in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke of publieke organisatie
- Ervaring met projectmatig werken en het ondersteunen van complexe projecten
- Affiniteit met een politiek-bestuurlijke omgeving
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden
- Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
Daarnaast is het een pré als je:
- Ervaring hebt met programmatisch werken of grotere gemeentelijke programma’s
- Bekend bent met projectmethodieken zoals Prince2 of IPMA
- Ervaring hebt met het opstellen van bestuurlijke stukken
Als Projectsecretaris krijg jij de volgende uitstekende arbeidsvoorwaarden:
- Een salaris volgens CAO Gemeenten schaal 9 (€3.524 - €5.033)
- Vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris
- Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer
- Pensioenopbouw via StiPP
- Een contract in loondienst (ZZP en doorleenconstructies uitgesloten)
- Startdatum: in overleg
- Uren per week: 24-36
- Mogelijkheid tot hybride werken
