In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en secretariële ondersteuning van het adviesproces rondom bouw en erfgoedplannen. Je zorgt ervoor dat plannen tijdig worden geagendeerd, behandeld en administratief worden afgehandeld. Daarbij bewaak je processen, wettelijke termijnen en een correcte communicatie en archivering.
Je stelt agenda’s op voor vergaderingen van de stadsbouwmeester, de Erfgoedcommissie en de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Je beheert deze agenda’s en zorgt voor publicatie en verspreiding. Daarnaast inventariseer en verwerk je bouwplannen in Powerbrowser en organiseer je plantoelichtingen waarbij je afstemt met initiatiefnemers en betrokken partijen.
Je werkt dagelijks samen met vergunningencoördinatoren, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en erfgoeddeskundigen. Tijdens vergaderingen begeleid je het proces, ontvang je bezoekers en verzorg je de praktische ondersteuning. Na afloop zorg je voor een correcte verwerking van adviezen en bewaak je dat deze binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld.
Ook beheer je de administratie, archivering, correspondentie en vergoedingen van commissieleden. Je stelt adviesformulieren, conceptbrieven en rapportages op en ondersteunt bij de coördinatie van jaarverslagen. Daarbij verzorg je ook de opmaak van documenten in Adobe InDesign. Zie je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten? Dan krijg je de ruimte om verbeteringen te signaleren en door te voeren.
