Je bent een vast aanspreekpunt voor collega's binnen het team Schenkingen Vermogen als het gaat om de dagelijkse ondersteuning van hun werkzaamheden. Je draagt zorg voor de administratieve kant van verschillende activiteiten van het team, zoals evenementen en ontvangsten, financiële administratie van schenkingen, en opzetten van bestuursvergaderingen van het Rijksmuseum Fonds. Je zorgt voor correctie communicatie met schenkers over hun jaarlijkse bijdrage, zorgvuldige archivering van overeenkomsten en correspondentie, en het opstellen van het jaarverslag van het Rijksmuseum Fonds. Waar nodig beheer je de agenda's van de Accountmanagers en het Subhoofd van het team en help je de Accountcoördinator met het uitvoeren van de één-op-één ontvangsten met schenkers, bijvoorbeeld met het boeken van vergaderzalen, inschakelen van catering en voorbereiden van rapportages en attenties. In aanloop naar grotere ontvangsten ondersteun je de Accountcoördinator met de praktische voorbereidingen van de bijeenkomst. Samen zorgen jullie voor structuur, zorgen jullie ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op een goed georganiseerde administratie en planning.
Jouw belangrijkste taken zijn:
Opstellen en versturen van betaalverzoeken en dankbrieven aan schenkers en leden van de International Circle om hun jaarlijkse bijdrage te voldoen, deze administratie up-to-date houden en proactief issues aankaarten;
Beheren en actualiseren van gegevens in het relatiebeheersysteem en zorgen voor een correcte verwerking van relatiegegevens, overeenkomsten en correspondentie;
Opstellen van vergaderstukken voor kwartaalbijeenkomst van het bestuur van het Rijksmuseum Fonds, zorg dragen voor verwerking van de notulen en actiepunten voor het team;
Ondersteunen van team en Eventmanagers bij de organisatie en uitvoering van grote bijeenkomsten in het museum, met name het jaarlijks Schenkersdiner, door het bijhouden van registratie van schenkers, dieetwensen, tafelindeling, maar ook het welkom heten en aanmelden van de gasten;
Kalender bijhouden van rapportages en verantwoordingen aan zowel schenkers als (financiële) tussenpersonen, proactief collega's benaderen om benodigde input te leveren voor deze rapportages;
Eerste aanspreekpunt voor zowel team Schenkingen Vermogen als Schenkingen Collectie & Nalatenschappen voor afdelingsbrede aangelegenheden, zoals attenties voor collega's, teamuitjes, e.d.
Aanvragen van inkooporders, facturen en events, alsmede rondleidingen, toegangskaarten of Vriendschappen voor schenkers;
Actief meedenken over en voorstellen doen voor verbetering van werkprocessen, ontvangsten en wervingsactiviteiten, en het optimaliseren van het relatiebeheersysteem en de kwaliteit van relatiegegevens.
Het Rijksmuseum is van én voor iedereen. Binnen de afdeling Development werken we aan langdurige relaties met particuliere begunstigers, fondsen, bedrijven en andere partners. Daarmee zorgen we voor extra financiële ondersteuning én een breed draagvlak voor het museum en onze ambities.
Je gaat werken binnen een afdeling van ongeveer 35 collega's. Samen met collega's uit onder meer Schenkingen Collectie & Nalatenschappen, Vrienden, Fondsenwerving, Partnerships en Evenementen & Ontvangsten zorg je voor een goede samenwerking binnen de afdeling.
We zijn benieuwd naar wie jij bent, welk talent je toevoegt aan ons team en waar jij je verder in wil ontwikkelen. We zoeken iemand die zorgvuldig werkt en oog heeft voor detail. Je houdt overzicht, kunt goed plannen en organiseert werkzaamheden gestructureerd. Je vindt het prettig om met verschillende collega's samen te werken en voelt je thuis in een omgeving waar gastvrijheid en kwaliteit belangrijk zijn. Je schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden en houdt daarbij het gezamenlijke doel voor ogen.
Daarnaast heb je:
Hbo- werk- en denkniveau;
Ervaring met werkzaamheden op het gebied van relatiebeheer, fondsenwerving of een commerciële, servicegerichte omgeving;
Ervaring met relatiebeheersystemen en administratieve werkzaamheden binnen een zakelijke of dienstverlenende omgeving;
Ervaring met financiële administratie is een pre;
Interesse in kunst, cultuur en geschiedenis;
Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Als Account Administrator Schenkingen vermogen krijg je de kans om voor en achter de schermen van een groot, internationaal georiënteerd museum met gedreven vakmensen samen te werken. Daarnaast bieden we:
-
een bruto maandsalaris van € 3.220,00 tot € 4.089,00 (Schaal 8 van de museum cao) per maand op basis van 36 uur.
-
8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering;
-
een contract van 36 uur per week voor de duur van 12 maanden;
-
de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen, inclusief een budget om jouw thuiswerkplek naar wens in te richten;
-
een ov-reiskostenvergoeding vanaf 5 km (tot maximaal € 367,50). Kom je de hele reis met de fiets of lopend, dan
ontvang je € 0,21 per kilometer. De kosten die je maakt als jij je fiets op het station in een bewaakte fietsenstalling zet worden ook vergoed; -
na je proeftijd ontvang je een Museumkaart met onbeperkte toegang tot 450 musea in Nederland. In het Rijksmuseum ben je (tijdens openingstijden) altijd welkom met 1 gratis introducé;
-
deelname aan verschillende events en sportactiviteiten, zoals de Rijksrun en ons zomer- en winterfeest.
Maak er direct werk van en solliciteer voor de sluitingsdatum. Wij nodigen alle geïnteresseerden van harte uit om te solliciteren. Heb je behoefte aan extra ondersteuning tijdens het sollicitatieproces? Laat het ons weten, we helpen je graag. Het sollicitatieproces verloopt als volgt:
-
Na ontvangst van je cv en motivatie gaan we voor je aan de slag.
-
Zien we een match? Dan plannen we graag een eerste kennismakingsgesprek op dinsdag 18 augustus. We horen graag wie je bent, welke ervaring je hebt en wat je aanspreekt in deze functie.
-
Is dit gesprek ook positief? Dan nodigen we je uit voor een tweede gesprek op maandag 24 augustus.
-
Zijn we beiden enthousiast? Dan krijg je van ons een aanbod.
Heb je nog inhoudelijke vragen? Roos Munten (Hoofd Development) geeft graag antwoord via [email protected].
Heb je vragen over het proces? Fabienne Kes (Recruitment Business Partner) geeft graag antwoord via [email protected].
Let op: Bij voldoende reacties kunnen wij de vacature eerder sluiten dan de genoemde sluitingsdatum. Reacties nadat de vacature is gesloten, worden helaas niet in behandeling genomen.
Wij nemen uitsluitend sollicitaties in behandeling die via de website van het Rijksmuseum zijn ingediend. Sollicitaties per mail kunnen wij helaas niet in behandeling nemen.
