Als procesbeheerder begeleid en organiseer je sessies met de collega’s om nieuwe processen in kaart te brengen en bestaande processen te verbeteren. Je werkt bij het het stafbureau van domein BIO (Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie). Je stelt de juiste vragen, brengt structuur aan in gesprekken en helpt teams om knelpunten en verbetermogelijkheden scherp te krijgen en keuzes te maken. Hierbij breng je klantvriendelijkheid, efficiency en compliancy samen. Daarnaast leg je de processen vast in onze procestool (E-handboek), houdt deze up-to-date en toegankelijk voor medewerkers. Daarbij werk je volgens het vastgestelde plan van aanpak voor procesbeheer, als onderdeel van het integrale kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). In jouw rol werkt je samen met collega’s uit het interne kwaliteitsmanagement netwerk, proceseigenaren, -uitvoerders en vakspecialisten. Die collega's zijn onder meer werkzaam binnen de teams inkoop, subsidies, juridische zaken, facilitair, informatievoorziening en office support.
Als procesbeheerder werk je aan:
-
Voorbereiden en begeleiden van processessies met de desbetreffende stakeholders.
-
Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden binnen bestaande werkprocessen.
-
Ondersteunen van proceseigenaren bij het verbeteren van processen.
-
Het beschrijven, beheren en onderhouden van procesbeschrijvingen in het E-handboek en daaraan gerelateerde documentatie.
-
Bewaken van samenhang, actualiteit en kwaliteit van processen binnen de organisatie.
-
Vergroten van de bekendheid en het gebruik van het E-handboek in de organisatie.
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.
We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.
Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.
De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.
Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:
-
Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar voor 32 tot 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
-
Een salaris tussen de € 3.866,37 en € 5.474,08 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week (schaalniveau 10).
-
Een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris dat je onder andere kan inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris.
-
Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de UtrechtAcademie.
-
Een goede pensioenregeling bij het ABP.
-
Als je bij ons fulltime werkt, heb je een werkweek van 36 uur en heb je recht op 18 vakantiedagen. Je mag ook meer uur werken, je bouwt dan extra compensatieverlof op. Zo kan je bij een fulltime dienstverband tot wel 25,5 extra vakantiedagen opbouwen! Kijk voor meer informatie over uren en verlof op onze arbeidsvoorwaardenpagina.
Voor deze rol zoeken we iemand die energie krijgt van het in kaart brengen, analyseren en vastleggen van processen en het samenbrengen van mensen rondom verbetering. Jij ziet hoe werkprocessen beter, slimmer en overzichtelijker kunnen en weet dat ook samen met collega’s te realiseren. Als procesbeheerder ben je sterk in het begeleiden van interactieve sessies, waarin je de juiste vragen stelt, goed luistert en verschillende perspectieven met elkaar verbindt. De uitkomsten vertaal je moeiteloos naar duidelijke en werkbare procesbeschrijvingen die je vastlegt in ons kwaliteitssysteem.
Daarbij ben je benaderbaar, verbindend en ondersteunend. Verandering zie jij niet als iets ingewikkelds, maar als een kans om te verbeteren. Ook in situaties met weerstand weet jij beweging te creëren en mensen mee te krijgen. Uiteraard beschik je over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Verder breng je mee:
-
Een gestructureerde, nauwkeurige en klantgerichte manier van werken.
-
Een proactieve en resultaatgerichte houding.
-
Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde, kwaliteitsmanagement of vergelijkbaar.
-
Ervaring met het analyseren en inrichten van werkprocessen is een eis.
-
Ervaring met het begeleiden van werksessies of overleggen met gebruikers.
-
Ervaring met een kwaliteitssysteem of procestool of de nieuwsgierigheid om dit snel eigen te maken.
-
Ervaring met Visio en het vastleggen en beschrijven van processen is een pré.
-
Kennis van – of ervaring met Lean, procesoptimalisatie of continu verbeteren is een pré.
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Jouw thuisbasis is het domein Bedrijfsvoering Informatie en Organisatie (BIO). Dit domein verzorgt uitvoerende, kader stellende en strategische bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich vanuit een optimale informatiepositie kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.
In jouw team werk je samen met de 2 procesbeheerders en de kwaliteitsmanagers. Wekelijks heb je overleg met het stafbureau.
Ben je geïnteresseerd? Reageer dan voor 31 augustus. Sollicitatiegesprekken staan gepland in week 36.
We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.
Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Miranda Hartman, teammanager secretariaat, telefoon 06 28 91 88 09.
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Niels Schouten, adviseur werving & selectie, telefoon 06 38 20 59 24 of mail [email protected].
