Samenvatting
- Wij zoeken een professionele en georganiseerde Secretaris die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van de organisatie door het beheren van administratieve taken en het coördineren van diverse werkzaamheden.
- Je bent de spil in het kantoor, zorgt voor een efficiënte werkstroom en ondersteunt het management bij dagelijkse taken.
- Een kandidaat met sterke organisatorische vaardigheden, uitstekende computer- en communicatieve vaardigheden en ervaring in office management wordt gezocht.
Taken
- Beheren van de agenda en kalender, inclusief het plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen via Microsoft Outlook Calendar en Google Workspace
- Afhandelen van inkomende telefoongesprekken met professionele telefoon etiquette en multi-line phone systems
- Verzorgen van correspondentie, rapportages en documenten met behulp van typetaken en data entry, inclusief gebruik van Microsoft Office en DocuSign
- Organiseren van kantoor- en administratieve processen zoals filing, documentbeheer en archivering
- Ondersteunen bij projectcoördinatie en office management taken om de dagelijkse werking soepel te laten verlopen
- Bijhouden van financiële administratie met QuickBooks indien nodig, inclusief facturatie en uitgavenbeheer
- Verzorgen van klant- en bezoekerscontacten met een professionele houding en uitstekende klantenservice vaardigheden
- Assisteren bij het voorbereiden van presentaties, notuleren tijdens vergaderingen en andere administratieve ondersteuning
Kwalificaties
- Aantoonbare ervaring als secretaris of in een vergelijkbare administratieve functie, bij voorkeur met ervaring als personal assistant of in office management
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren
- Goede computer- en softwarevaardigheden, inclusief Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, Microsoft Outlook Calendar, DocuSign en QuickBooks (optioneel)
- Sterke typvaardigheden en nauwkeurigheid in data entry
- Professionele telefoon- en communicatievaardigheden met goede etiquette
- Ervaring met projectcoördinatie is een pré
- Flexibel, proactief en servicegericht ingesteld met oog voor detail
Salaris: €2.400,00 - €5.113,45 per maand
Werklocatie: Fysiek
