Als administratief medewerker bedrijfsvoering bij het Centrum voor Wetenschap en Cultuur (CWC) van de Universiteit Utrecht kun je rekenen op een afwisselende administratieve functie in een inspirerende, culturele en academische omgeving.
Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat collega’s zich kunnen richten op het verbinden van wetenschap, cultuur en samenleving.
Het CWC doet dit met drie kerntaken: public engagement, brede vorming en academisch erfgoed, uitgevoerd door collega’s van het UMU (Universiteitsmuseum Utrecht), Parnassos Cultuurcentrum en het Programmabureau.
Je richt je met name op de bedrijfsadministratie en financiële verwerking in SAP. Je ondersteunt bij inkoopvragen, contractadministratie en personeelsregistratie. Ook werk je aan administratieve vraagstukken rondom huisvesting en de administratie voor gelieerde stichtingen. Je werkt vooral uitvoerend en zorgt voor een zorgvuldige en goed georganiseerde administratie.
Ook zet je je zelfstandig in voor andere administratieve taken rondom activiteiten en programma’s van het museum en het CWC. Die combinatie vraagt om flexibiliteit en zorgt voor afwisseling in je werk. Je werkt in een betrokken team waarin collega’s elkaar goed weten te vinden.
Je maakt deel uit van de afdeling Bedrijfsvoering, de backoffice van het CWC.
Jouw werkzaamheden
-
Verstrekken van standaard financiële rapportages aan het MT.
-
Inkoopondersteuning voor diverse producties en programma’s, facturatie en leveranciersadministratie in SAP.
-
Personeelsregistratie van externen en vrijwilligers.
-
Administratief verwerken en verantwoordingsrapportages, pin- en creditcardtransacties.
-
Administratief verwerken van urendeclaraties van werkstudenten en theatertechnici.
-
Beantwoorden van administratieve vragen van vrijwilligers en zzp’ers en helpen bij administratieve processen.
-
Bijhouden en registreren van CWC-specifieke contracten.
-
Informatieverstrekking en hulp over interne werkprocessen.
-
Andere administratieve en ondersteunende taken rondom activiteiten en programma’s van het CWC.
Je werkt in een organisatie die volop in ontwikkeling is: de afdeling Bedrijfsvoering zorgt samen met de afdeling Marketing, Sales en Communicatie voor de ondersteuning van het UMU, het Programmabureau en Parnassos Cultuurcentrum van het CWC.
Op dit moment werken we aan de realisatie van één gezamenlijke afdeling Bedrijfsvoering, waarin ondersteuningsvragen steeds meer samen worden opgepakt. De functie van administratief medewerker bedrijfsvoering speelt een belangrijke rol in deze ontwikkeling. Je krijgt de ruimte om mee te bouwen aan deze nieuwe manier van samenwerken.
Je werkt in een informele sfeer samen met betrokken collega’s en in een inspirerende context waarin wetenschapswijsheid, samenleving, cultuur, creativiteit en academisch erfgoed samenkomen. En dit alles voor een breed publiek: van scholieren, families met kinderen, studenten tot volwassenen.
Je helpt graag anderen en bent makkelijk benaderbaar voor vragen. Je hebt een flexibele en collegiale instelling en werkt prettig samen met collega’s. Met jouw hands-on mentaliteit pak je zaken proactief op en draag je bij aan een betrokken en positieve werksfeer.
En daarnaast:
-
afgeronde administratieve opleiding op MBO-niveau 3 of 4
-
relevante werkervaring binnen een complexe, grote organisatie
-
goede digitale vaardigheden; gedegen kennis van en ervaring met Excel, Word en Microsoft Teams
-
affiniteit met musea, erfgoed, educatie, muziek en cultuur in het algemeen
-
bereidheid om een BHV-diploma te behalen
-
werk je op onze locaties in de binnenstad Utrecht op onze locaties Kruisstraat en Lange Nieuwstraat
-
een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
-
een werkweek van 28 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.029,-tot maximaal € 3.623,- bij een fulltime dienstverband (schaal 6 van de cao Nederlandse Universiteiten);
-
8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
-
een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.
Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.
De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.
Het Centrum voor Wetenschap en Cultuur (CWC) is de centrale ontmoetingsplek voor wetenschap, cultuur en samenleving van de Universiteit Utrecht.
Met activiteiten en expertise op het gebied van brede academische en culturele vorming en van wetenschapscommunicatie en -educatie draagt het CWC bij aan het profiel en de ambities van de Universiteit Utrecht op onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact. Centraal daarbij staan de betrokkenheid van een breed publiek bij wetenschap (of public engagement) en de brede vorming van studenten.
Neem voor meer informatie contact op met Daan Alrich via [email protected].
Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.
Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.
Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.
