Vacatureprofiel – Assistent Operations & Project (NL)
Over de functie
Wij zoeken een zeer georganiseerde, proactieve en zelfstandige remote assistant die structuur brengt binnen een snelgroeiend bedrijf actief in bouwadvies, projectmanagement en klantbegeleiding. Deze functie draait om operations, klantcommunicatie, projectondersteuning, administratie en structuur. Je ondersteunt het team op operationeel niveau en zorgt dat processen soepel verlopen, klanten goed geïnformeerd blijven en interne systemen actueel en compleet zijn. Dit is nadrukkelijk geen salesrol. De focus ligt op organisatie, follow-up, overzicht en ondersteuning van lopende projecten en processen.
1. Klantcommunicatie & klantupdates
Taken: Klanten proactief op de hoogte houden van de status
- Beantwoorden van eenvoudige klantvragen via WhatsApp of e-mail
- Klanten geruststellen en verwachtingen managen
- Uitleg geven over vervolgstappen in het proces
- Informatie opvragen die nog ontbreekt
Voorbeelden: Bevestigen van vervolgstappen
- Informeren over planning of voortgang
- Opvragen van documenten, foto’s of ontbrekende gegevens
- Uitleg geven over waar een project zich bevindt in het proces
Doel: minder onzekerheid bij klanten, minder losse vragen en meer duidelijkheid gedurende het traject.
2. Projectondersteuning & projectbeheer
Taken: Projecten controleren op volledigheid
- Checklists nalopen
- Missende informatie signaleren
- Taken structureren
- Deadlines bewaken
- Overzicht houden op lopende trajecten
Denk aan controleren of benodigde documenten aanwezig zijn, klantinformatie compleet is, bestanden correct zijn toegevoegd en projectinformatie actueel is.
3. CRM & systeembeheer
Taken: CRM bijwerken
- Klantinformatie controleren
- Contactgegevens structureren
- Notities verwerken
- Projectstatussen updaten
- Pipelines netjes houden
- Data controleren op volledigheid
Doel: één centrale waarheid in de systemen en minder chaos.
4. Administratieve ondersteuning
Taken: E-mails structureren
- Documenten verzamelen
- Dossiers compleet maken
- Bestanden organiseren
- PDF’s structureren
- Informatie logisch opslaan
- Interne administratie ondersteunen
5. Procesondersteuning & structuur
Taken: Controleren of processen gevolgd worden
- Signaleren waar informatie ontbreekt
- Team herinneren aan openstaande acties
- SOP’s / werkinstructies helpen documenteren
- Verbeterpunten signaleren
Belangrijk: iemand die zelf ziet wat ontbreekt en actie onderneemt.
6. Basis marketingondersteuning (pré)
Voorbeelden: Content uploaden op website
- Blogartikelen invoeren
- Reviews verzamelen
- Basis Canva ondersteuning
- Content inplannen
- Structureren van klantcases of projectfoto’s
Wie zoeken wij?
Wij zoeken iemand die:
- Extreem georganiseerd is
- Zelfstandig werkt
- Proactief is
- Overzicht houdt
- Communicatief sterk is
- Servicegericht werkt
- Nauwkeurig is
- Snel systemen begrijpt
- Goed prioriteiten kan stellen
- Structuur brengt in chaos
Wat zoeken wij niet?
- Een puur uitvoerend “ik wacht op instructies”-type
- Iemand die snel overzicht verliest
- Een salespersoon
- Iemand die alleen data-entry doet zonder mee te denken
Vereiste skills
Must-have:
- Uitstekend Nederlands (schriftelijk)
- Sterke communicatieve vaardigheden
- Ervaring met administratie of operations
- Goed met systemen werken
- Goede organisatorische skills
- Digitaal vaardig
Pré: CRM-systemen, projectmanagement software, WhatsApp Business, Google Drive, ClickUp, automatiseringen, AI-tools en WordPress/CMS.
Werkvorm
- Hybride (1 dag per week op kantoor/in overleg).
- Flexibele werktijden mogelijk
- Parttime of fulltime bespreekbaar
- Lange termijn samenwerking gewenst
Resultaat van deze rol
Succes betekent: Meer rust in de operatie
- Minder losse vragen
- Betere klantbeleving
- Completere dossiers
- Betere interne structuur
- Minder zaken die blijven liggen
- Meer overzicht voor management
Salaris: Vanaf €2.500,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
Werklocatie: Hybride werken in 5301 Zaltbommel
