Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een dynamische werkomgeving?
Werk jij graag in een ondersteunende rol waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij een proactieve secretaresse die moeiteloos overzicht bewaart, meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en graag samenwerkt binnen een betrokken team? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als Secretaresse binnen het Nationaal Programma Rotterdam Zuid speel je een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van het programmabureau. Dankzij jouw organisatietalent verlopen agenda's, vergaderingen, bijeenkomsten en administratieve processen soepel en kunnen collega's zich richten op de maatschappelijke opgaven waar zij iedere dag aan werken.
Het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) is een langdurige samenwerking tussen overheid, onderwijs, woningcorporaties, zorginstellingen, veiligheidsorganisaties en het bedrijfsleven. Samen zetten zij zich in voor een sterker en toekomstbestendig Rotterdam-Zuid.
Binnen het programmabureau werk je samen met een klein en betrokken team bestaande uit een programmadirecteur, adviseurs en ondersteunende collega's. De lijnen zijn kort, de samenwerking is intensief en jouw bijdrage is onmisbaar voor het goed functioneren van het team.
Je komt terecht in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling.
Als Secretaresse ben jij de spil van het programmabureau. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en ondersteunt de directeur en adviseurs bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en relaties, beheert complexe agenda's en zorgt ervoor dat afspraken, bijeenkomsten en werkbezoeken tot in de puntjes zijn voorbereid.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van de agenda's van de directeur en adviseurs.
- Ontvangen van bezoekers en verzorgen van een gastvrije ontvangst.
- Beheren van de telefoon en algemene mailbox.
- Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken.
- Verzorgen van reserveringen en facilitaire ondersteuning.
- Opstellen van notulen en actielijsten.
- Beheren van het relatiebestand.
- Ondersteunen bij presentaties en bijeenkomsten.
- Verzorgen van correspondentie.
- Bestellen van kantoorartikelen en beheren van de dagelijkse facilitaire zaken.
- Onderhouden van contacten met interne en externe samenwerkingspartners.
- Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook tijdens drukke momenten overzicht en rust te bewaren.
Je bent een enthousiaste en servicegerichte professional die graag ontzorgt. Je werkt nauwkeurig, bent zelfstandig en weet prioriteiten te stellen binnen een dynamische werkomgeving.
Daarnaast beschik je over:
- Mbo-4 werk- en denkniveau.
- Minimaal 2 jaar recente werkervaring als secretaresse, managementassistent of projectondersteuner.
- Ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint.
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Pré
- Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
- Ervaring met Oracle.
- Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke of projectmatige omgeving.
- Een salaris conform CAO Gemeenten schaal 8 (€3.246 - €4.556)
- Een afwisselende functie binnen een maatschappelijk programma met grote impact.
- Een opdracht van 32 tot 36 uur per week.
- Start naar verwachting medio augustus 2026.
- Een opdracht voor 6 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
- Werken binnen een klein, betrokken en professioneel team.
- Afwisselende werkzaamheden met veel eigen verantwoordelijkheid.
- Pensioenopbouw via StiPP.
