Office manager - PostNL | Den Haag

Volledige vacaturetekst

Op zoek naar een leuke (starters) functie? En krijg jij energie van het ontzorgen en optimaal ondersteuning van directeuren/ manager? Binnen E-Commerce Operations/Commercie zijn wij op zoek naar een enthousiaste floormanager!

Uitdagingen

De werkzaamheden bestaan het grootste deel uit het beheren, regisseren en bewaken van de agenda’s van 4-5 directeuren/managers binnen E-Commerce Operations/Commercie. Door het stellen van prioriteiten en het inschatten van situaties voorzie je eventuele knelpunten en anticipeer je hierop. Je bent een echte aanpakker met een optimistische persoonlijkheid waardoor jij op een prettige en doortastende wijze dingen gedaan kan krijgen. Ook organiseer en bereid je samen met de event coördinator workshops en events voor.

Als office manager bij PostNL ben jij het visitekaartje en vertegenwoordig je 4-5 directeuren/managers. Je vindt het dan ook leuk om klantrelatie(s) op te bouwen en je weet snel te schakelen tussen verschillende personen, belangen en wensen. Omgaan met gevoelige informatie is voor jou dan ook geen enkel probleem. Vanuit je positieve werkhouding, denk je graag mee, vooruit en gebruikt hierbij je probleemoplossend vermogen.

Jouw verantwoordelijkheden:
Secretariële taken zoals: telefoonverkeer, agendabeheer, archivering, post en het verzorgen van correspondentie
Het (samen) organiseren van workshops, events en bijeenkomsten
Voorbereiden, inventariseren, organiseren, verzamelen en toesturen relevante informatie van vergaderingen
Samen met reisbureaus het regelen van buitenlandse reizen, hotels en huurauto’s
Facturatie in SAPbyDesign

Je verantwoordelijkheden
We willen de favoriete bezorger van Nederland zijn door iedere dag weer bijzondere momenten te bezorgen. Daarbij staan onze medewerkers voorop en onze klanten centraal. Dankzij jouw efficiënte en goed georganiseerde manier van werken maak je niet alleen de managers blij, maar zorg je er ook voor dat de managers goed aan het werk kunnen.

Wat breng jij mee?

HBO werk- en denkniveau, startersfunctie
Kennis van en ervaring in het gebruik van geautomatiseerde systemen zoals MS Office
Kennis en ervaring met Shairpoint en SAP is een pré
Goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk in zowel Nederlands als Engels
Goede sociale vaardigheden, klantgerichtheid en organisatorisch vermogen
Je kan goed zelfstandig en in teamverband te werk gaan

Je bent dienstverlenend, maar in staat verwachtingen te managen en bij te stellen. Je weet op een prettige manier zaken gedaan te krijgen en kan weerstand bieden waar nodig. Je bent gewend op elk niveau zelfstandig op te treden en initiatief te tonen. Ervaring in complexe agendabeheer is een pré.

Wat bezorgen we jou?

Een startsalaris van € 2.651 tot € 3.745 bruto per maand (schaal 7) bij 39,25 uur
8% vakantiegeld en 25 vrije dagen als je fulltime werkt
Collectieve zorgverzekering en goed pensioen via ons eigen PostNL pensioenfonds
Goede interne opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden
Een laptop en smartphone
Zelfstandigheid en vrijheid om je functie uit te voeren
Bij PostNL kun je gebruik maken van een NS-Business Card voor zakelijke reizen en woon-werk verkeer

Lees hier meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

In deze functie werk je samen met 1 andere Secretaresse waarmee je de afdeling E-Commerce Operations/Commercie ondersteunt. Jullie vervangen elkaar bij verlof en ziekte. Het is een leuke rol, met veel diversiteit aan onderwerpen en collega’s!

Bij PostNL werken we hybride: dit houdt in dat we werken vanuit huis combineren met werken vanaf kantoor.
PostNL wil de favoriete bezorger zijn voor iedereen. Dus is ook iedereen welkom bij ons en maakt het niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft en van wie je houdt. Het gaat ons om jouw unieke talent.

Een pre-employment screening is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat je bij je indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overleggen.

Wij doen de deur niet open voor ongevraagde bezorging van kandidaten voor deze functie door bureaus.

Nu solliciteren