Wie zoeken wij?
Jij bent degene die overzicht houdt als het druk wordt, die vooruitdenkt voordat anderen dat doen en die met professionaliteit en enthousiasme bijdraagt aan een goed functionerend secretariaat. Dankzij jouw inzet kunnen de directeur en plaatsvervangend directeur zich volledig richten op hun bestuurlijke verantwoordelijkheid. Herken jij jezelf hierin? Dan maken wij graag kennis met je. Ook als je nog niet volledig aan alle wensen voldoet, maar de ambitie hebt om uit te groeien tot de collega die wij zoeken.
Wat vragen wij?
- Ervaring als managementondersteuner, directieassistent of directiesecretaresse;
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting;
- Uitstekende kennis van Microsoft Office-programma's, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
- Ervaring met digitale archivering (zoals SharePoint);
- Ervaring met digitale samenwerkings- en vergadersystemen (zoals iBabs) is een pre;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
- Goede beheersing van de Engelse taal, mondeling en schriftelijk;
- Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pre.
Wie ben jij?
Je bent een dienstverlenende, professionele en betrokken managementondersteuner die energie krijgt van ontzorgen. Je bent een stabiele factor in een omgeving waar regelmatig snel geschakeld moet worden en waar prioriteiten kunnen veranderen. Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en hebt een goed gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen. Je bent zelfstandig, denkt vooruit en bent in staat om op een tactvolle manier de juiste afwegingen te maken.
Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:
- Integer en betrouwbaar;
- Flexibel en stressbestendig;
- Dienstverlenend en klantgericht;
- Proactief en oplossingsgericht;
- Verantwoordelijk en zelfstandig;
- Loyaal en discreet;
- Nauwkeurig en zorgvuldig;
- Organisatiesensitief;
- Sterk in plannen en organiseren;
- In staat om prioriteiten te stellen;
- Een prettige samenwerkingspartner;
- In staat om zaken te relativeren en rust te bewaren.
Competenties en soft skills
Voor deze functie zijn de volgende competenties van groot belang:
Emotionele intelligentie
Je voelt verhoudingen en belangen goed aan en weet hier passend op te reageren;
Diplomatie en tact
Je handelt zorgvuldig in situaties waarin verschillende belangen spelen en weet effectief om te gaan met gevoelige informatie;
Verbindend vermogen
Je bent toegankelijk, werkt gemakkelijk samen en weet mensen met elkaar te verbinden;
Organisatiesensitiviteit
Je begrijpt bestuurlijke processen en weet hoe je effectief beweegt binnen een complexe organisatie;
Assertiviteit
Je durft prioriteiten te bewaken en spreekt mensen aan wanneer dat nodig is;
Probleemoplossend vermogen
Je denkt in oplossingen, neemt initiatief en handelt zelfstandig wanneer situaties daarom vragen;
Veerkracht
Je blijft effectief functioneren onder druk en behoudt overzicht in hectische situaties;
Leiderschap zonder formele bevoegdheid
Je weet zaken voor elkaar te krijgen door samenwerking, overtuigingskracht en professioneel optreden.
