Ben jij sterk in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het ondersteunen van anderen en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is? Veiligheidsregio Noord-Holland Noord zoekt een managementondersteuner voor ons teamcommando in West-Friesland.
Als managementondersteuner ondersteun je in duo schap het teamcommando op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Je werkzaamheden omvatten onder andere:
Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van het teamcommando en zorgt dat afspraken, van overleg met de burgemeester tot interne vergaderingen, soepel verlopen.
Administratieve ondersteuning:
- Je verzorgt een gestroomlijnde en georganiseerde werkomgeving.
- Je ondersteunt volledig door ruimtes te reserveren, notulen te maken, agenda’s op te stellen, actielijsten bij te houden en tijdige aanlevering van stukken te bewaken.
- Je verzorgt rapportages, nieuwsbrieven, presentaties en administratieve verwerkingen, zoals in- en uitschrijvingen en controleren van declaraties.
- Je organiseert lief en leed acties en andere interne activiteiten.
- Je regelt facilitaire zaken, van catering tot benodigdheden voor bijeenkomsten.
- Organiseren van bijeenkomsten en activiteiten: Van zomerbarbecues en eed- en belofte-avonden tot postcommandanten overleggen, klankbordgroepen, jaarvergaderingen en teambijeenkomsten. Je zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.
- Flexibiliteit: regelmatig werk je ’s avonds voor overleg met vrijwilliger
- Secretariële vaardigheden: Ruime ervaring met verslaglegging en notuleren, en vaardig in Office-programma’s (Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Teams) en SharePoint.
- Plannen en organiseren: Je werkt efficiënt, houdt overzicht en stelt prioriteiten.
- Communicatie en discretie: Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Flexibel en proactief: Je kunt snel schakelen, bent oplossingsgericht en hebt een open en flexibele instelling.
- Teamspeler: Je functioneert goed in samenwerking met zowel beroepscollega’s als vrijwilligers en krijgt energie van het ontzorgen van het teamcommando.
- Creatief en initiatief: Je denkt mee over verbeteringen en komt met praktische ideeën.
Verder heb je:
- Minimaal een diploma op MBO-4 niveau
- Een rijbewijs B
