Als secretaresse van onze UMC-Raad ondersteun je zowel het Dagelijks Bestuur alsmede de leden van de UMC-Raad: een medezeggenschapsorgaan gericht op onderwijs, opleiding en onderzoek. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat en aanspreekpunt voor de leden van de UMC-Raad, met name voor het Dagelijks Bestuur. Je werkt nauw samen met de adviseur/ambtelijk secretaris van de UMC-Raad en samen zorg je voor een gedegen ondersteuning van dit medezeggenschapsorgaan.
Taken en verantwoordelijkheden
Secretariële ondersteuning
- Behandelen van telefoon- en inkomende mails.
- Beheren van agenda’s en plannen van afspraken voor zowel de adviseur/ambtelijk secretaris als ook voor de voorzitter.
- Opstellen van standaardbrieven of brieven op basis van aanwijzingen.
- Verwerken en opmaken van ruwe versies van documenten, verslagen of rapporten (indien van toepassing).
- Regelen van externe bijeenkomsten.
- Organiseren interne verkiezingen.
Vergaderondersteuning
- Voorbereiden van vergaderingen (ruimte reserveren, stukken verzamelen en versturen, facilitaire verzorging regelen).
- Veelvuldig notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
- Bewaken en opvolgen van actiepunten, eventueel zelfstandig afhandelen.
Administratieve ondersteuning
- Bijhouden van registraties en digitale overzichten.
- Bijhouden Teamsite en zorgen voor een adequaat beheer en vindbaar archief.
Je bent beschikbaar op 3 dagen, gemiddeld 24 uur per week. Je vaste werkdagen zijn maandag en dinsdag i.v.m. vastgestelde vergaderingen. De derde werkdag kan in overleg flexibel gepland worden.
