Medewerker secretariaat (m/v/x)
(24 uur tot 32 uur per week)
Ben jij organisatorisch sterk, werk je nauwkeurig en haal je energie uit het ondersteunen van collega’s en het soepel laten verlopen van dagelijkse processen? Heb je ervaring met secretariële, administratieve, facilitaire en organisatorische werkzaamheden en werk je graag in een internationale context? Dan zijn wij op zoek naar jou!
De Taalunie
De Taalunie is een verdragsorganisatie die beleid en kennis voor het Nederlands in Nederland, Vlaanderen en Suriname ontwikkelt en stimuleert, en het Nederlands in de wereld ondersteunt. De Taalunie opereert in een groot, internationaal en divers netwerk, waarbij de medewerkers van het Algemeen Secretariaat op verschillende terreinen partijen met elkaar verbinden.
De Taalunie werkt beleidsmatig rond vijf aandachtsgebieden: a) de internationale neerlandistiek, b) het onderwijs Nederlands, c) woordcultuur, d) de digitale taalinfrastructuur en e) de toegankelijkheid van het Nederlands. Speerpunten in het beleid zijn het beschrijven en toegankelijk maken van de Nederlandse taal, het bevorderen van taalcompetentie en taalcreativiteit en de internationalisering in en van het Nederlands. De Taalunie is een open en inclusieve organisatie: voor haar medewerkers en haar partners.
Functieomschrijving Medewerker secretariaat
Als medewerker secretariaat werk je binnen het onderdeel bedrijfsvoering en zorg je voor de dagelijkse secretariële, administratieve, facilitaire en ondersteuning van de organisatie. Je speelt een centrale rol in het goed functioneren van het secretariaat en bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten.
Je hebt een veelzijdige rol: je ondersteunt bij de organisatie van werkzaamheden en bijeenkomsten, beheert administratieve processen en zorgt dat informatie en communicatie vlot verlopen. Je bewaakt de voortgang van praktische zaken, zorgt voor een correcte opvolging en draagt bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening.
Je maakt deel uit van het team bedrijfsvoering en legt verantwoording af aan het hoofd bedrijfsvoering. Je komt terecht in een klein en deskundig team waar je zelfstandig werkt aan afgebakende taken en waar ruimte is voor initiatief.
Je takenpakket
· Je verzorgt de dagelijkse secretariële, administratieve en facilitaire ondersteuning binnen de organisatie.
· Je bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten en zorgt voor een correcte doorverwijzing en opvolging van vragen.
· Je beheert de centrale mailbox en het algemene telefoonnummer, je verzorgt de verwerking van inkomende en uitgaande post.
· Je ontvangt bezoekers en zorgt voor een vlot en professioneel onthaal en begeleiding.
· Je ontvangt leveranciers, monteurs en andere externen, vraagt offertes aan en voert ondersteunende facilitaire taken uit.
· Je houdt verschillende administratieve gegevens bij, verstrekt informatie en biedt administratieve ondersteuning.
· Je plant en organiseert interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten (zoals overlegmomenten met partners), verzorgt de boeking van ruimtes en verzorgt alle praktische zaken t.b.v. de voorbereiding, tijdens de bijeenkomst en daarna.
Je profiel
· Je hebt minstens 3 jaar ervaring met vergelijkbare secretariële en/of administratieve werkzaamheden en hebt een relevante opleiding gevolgd.
· Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en kunt goed plannen en prioriteiten stellen.
· Je bent servicegericht en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
· Je krijgt energie van het uitvoeren van een ondersteunende rol binnen een team.
· Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en behoudt het overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen.
· Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
. Je bent digitaal vaardig en maakt je snel nieuwe systemen eigen. Je kan werken met Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
· Kennis van het Engels, Frans en/of Duits is een pluspunt.
Competenties Medewerker secretariaat
De competenties die we van jou verwachten zijn onder andere: klantgerichtheid, plannen en organiseren, nauwkeurigheid, flexibiliteit, samenwerken, organisatiesensitiviteit en integriteit.
Wat wij bieden
De Taalunie biedt een werkplek bij een internationale organisatie in het politieke hart van Nederland, België én Europa. Het betreft een functie van minimaal 24 uur tot maximaal 32 uur (onze voorkeur gaat uit naar 32 uur) en in eerste instantie voor een periode van een jaar met mogelijkheid tot verlenging. Uitvoering van taken gebeurt vanuit ons kantoor in Den Haag, we verwachten dat je daar minstens vier werkdagen per week aanwezig bent gelet op de aard van jouw functie.
De Taalunie volgt het inschalingssysteem van de Nederlandse rijksoverheid. De functie is ingedeeld in schaal 6 cao Rijk en bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 2.943,42 en maximaal € 3.660,24 bruto per maand (bij een voltijds dienstverband van 36 uur). Overige aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zijn onder meer een eindejaarsuitkering van 8,5% van het jaarsalaris die bij een Nederlands contract deel uitmaakt van het Individuele Keuzebudget (IKB), een ruime waaier aan ontwikkelingsmogelijkheden waaronder organisatiebrede activiteiten en een individueel opleidingsbudget, en aandacht voor een goede werk-privé balans.
Solliciteren
· Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Rianne van Leenen ([email protected]), hoofd bedrijfsvoering a.i.
· Een motivatiebrief met cv stuur je uiterlijk dinsdag 7 juli aanstaande per e-mail naar [email protected].
· De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op donderdag 9 juli 2026.
· Startdatum bij voorkeur zo snel mogelijk, uiterlijk 1 september 2026.
· Wij werven op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine en handicap.
· Wij kunnen enkel werknemers in dienst nemen die woonachtig zijn in België of Nederland, aangezien de Taalunie uitsluitend in deze landen als werkgever is geregistreerd. Vanwege de aard van de werkzaamheden is het noodzakelijk om minstens vier werkdagen per week op locatie in Den Haag aanwezig te kunnen zijn.
· Wij werken voor deze vacature niet met wervings- of selectiebureaus.
Salaris: €2.943,42 - €3.660,24 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Aanvullend pensioen
- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsopleiding
- Budget voor professionele ontwikkeling
- Dienstreizen vergoeding
- Extra vakantiedagen
- Kosteloos parkeren
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Telefoonplan
- Telefoon van de zaak
Opleiding:
Taal:
Werklocatie: Fysiek
