Als Office Manager ben je de spil van ons bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op kantoor en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je houdt je bezig met een breed scala aan administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden en bent het aanspreekpunt voor zowel medewerkers als externe relaties.
Van het coördineren van facilitaire diensten en het beheren van de kantoorvoorraad tot het organiseren van vergaderingen en het bewaken van de dagelijkse kantoorprocessen: jij houdt overzicht en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Met een proactieve houding signaleer je wat er nodig is, los je problemen op en denk je mee over efficiënte oplossingen. Je bent het visitekaartje van Zuiver en zorgt voor een gastvrije en representatieve ontvangst.
Daarnaast stel je het huishoudelijk reglement op en zorg je ervoor dat dit door alle medewerkers wordt nageleefd. Waar nodig spreek je collega’s hier op een duidelijke en professionele manier op aan.
Je bent georganiseerd, communicatief sterk en stressbestendig. Je kunt gemakkelijk meerdere taken tegelijkertijd oppakken, stelt de juiste prioriteiten en werkt zowel zelfstandig als samen met anderen. Kortom: je bent iemand die graag de handen uit de mouwen steekt en ervoor zorgt dat onze kantooromgeving optimaal functioneert.
Taken en verantwoordelijkheden:
- Beheren van algemene kantooractiviteiten, waaronder het bijhouden van de agenda, het plannen van vergaderingen en het beheren van kantoorbenodigdheden.
- Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief e-mails, telefoongesprekken en post.
- Coördineren van reisarrangementen en accommodaties voor medewerkers.
- Ondersteunen van het wervingsproces door sollicitatiegesprekken te plannen.
- Beheren van de kantooradministratie.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten, en hen voorzien van de benodigde ondersteuning en informatie.
- Verantwoordelijk voor de coördinatie van faciliteitenbeheer, zoals onderhoud, schoonmaak en beveiliging van het kantoor.
- Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van beleid en procedures om de efficiëntie en effectiviteit van kantooractiviteiten te verbeteren.
- Assisteren bij speciale projecten en evenementen, zoals bedrijfsbijeenkomsten, teambuildingactiviteiten en klantenevenementen.
- Diverse (administratieve) werkzaamheden rondom de on- en offboarding van medewerkers.
