Ben jij die gestructureerde en resultaatgerichte Projectsecretaris Projectmanagementbureau die overzicht en beheersbaarheid bewaakt binnen complexe gebiedsontwikkelingsprojecten? In deze rol ben jij de rechterhand van de projectmanager en verantwoordelijk voor de organisatie van de projectbackoffice. Je bewaakt de voortgang, stelt projectdocumentatie op en ondersteunt de besluitvorming. Highlights van deze functie zijn werken binnen grootstedelijke gebiedsontwikkelingsopgaven, intensieve samenwerking met interne en externe partners, en de mogelijkheid om bestuurlijke processen en projectresultaten effectief te ondersteunen. Voor deze functie zijn ervaring met projectmatig werken, financiële projectadministratie en politiek-bestuurlijke sensitiviteit cruciaal.
Je gaat aan de slag bij het Projectmanagementbureau (PMB) van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam. PMB managet projecten, processen en programma’s in het fysieke domein, van kleinschalige lokale projecten tot stadsbrede transities. De afdeling ondersteunt de afdelingen Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit, en werkt in een politiek-bestuurlijke context onder tijdsdruk.
Stadsontwikkeling initieert en begeleidt ruimtelijke en economische investeringen, combineert publieke en private samenwerking, en houdt Rotterdam bereikbaar, veilig en aantrekkelijk. Binnen PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel.
Als Projectsecretaris Projectmanagementbureau ondersteun je de projectmanager in alle fasen van projecten. Je zorgt voor structuur, transparantie en overzicht, en bewaakt de beheersaspecten GROTICK (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit).
Je houdt je onder andere bezig met:
- Opstellen, beheren en controleren van projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie en agendapunten
- Toetsen van documenten op consistentie met eerdere besluitvorming
- Coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces
- Voorbereiden, plannen en verslagleggen van overleggen en bijeenkomsten, inclusief beheer van actie- en besluitenlijsten
- Vormgeven van het één ingang- en één uitgangprincipe voor bestuurlijke opdrachten en besluitvorming
- Bewaken van de voortgang van projecten op de GROTICK-aspecten en adviseren van de projectmanager
- Actief verzamelen van kennis en informatie over relevante projectaspecten
- Informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus
- Actieve deelname aan overleggen en regelmatig afstemmen met de projectmanager over voortgang en werkzaamheden
De projectsecretaris werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven met meerdere stakeholders, hoge ruimtedruk en politieke gevoeligheid, waarbij integrale projectondersteuning essentieel is.
Als Projectsecretaris Projectmanagementbureau voldoe je aan de volgende eisen:
- Minimaal een afgeronde HBO-opleiding
- Minimaal 1,5 jaar ervaring als projectsecretaris binnen gebiedsontwikkeling of andere projecten in het fysieke domein
- Minimaal 1,5 jaar ervaring met financiële projectadministratie, inclusief opstellen en bewaken van projectbudgetten, financiële rapportages en analyses
- Aantoonbare ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving
- Ervaring met het voorbereiden, plannen en verslagleggen van overleggen, inclusief beheer van actie- en besluitenlijsten
- Ervaring met complexe gebiedsontwikkelingsopgaven in een grootstedelijke context, met meerdere stakeholders, bestuurlijke gevoeligheid en hoge ruimtedruk
- Kennis van en werkervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling (bijv. Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Mobiliteit of Duurzaamheid)
- Ervaring met projecten in meerdere fasen (initiatief, planvorming, realisatie)
- Werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
- Integer, resultaatgericht, flexibel, stressbestendig en communicatief vaardig
- Politiek sensitief en in staat structuur, transparantie en overzicht te bewaken
Als Projectsecretaris Projectmanagementbureau krijg jij de volgende uitstekende arbeidsvoorwaarden:
- Een salaris volgens CAO Gemeenten, schaal 9 (€3.568 - €5.094))
- Vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris
- Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer
- Pensioenopbouw via StiPP
- Deze opdracht staat open voor detachering (ZZP en doorleenconstructies uitgesloten)
- Startdatum: zo snel mogelijk
- Een opdracht van 12 maanden, met verlengingsopties van 2 x 12 maanden
- Uren per week: 36
- Thuiswerken: 50% op kantoor en 50% thuis, overleg via MS Teams
