Achter iedere succesvolle aanvraag schuilt een nauwkeurige administratie. Als Projectmedewerker Administratie zorg jij ervoor dat dossiers compleet zijn, aanvragen zorgvuldig worden verwerkt en processen soepel blijven verlopen. Binnen een tijdelijk project van de gemeente Rotterdam lever je met jouw oog voor detail een belangrijke bijdrage aan een efficiënte dienstverlening.
Je gaat aan de slag binnen het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam. Hier werk je mee aan een tijdelijk project rondom het proces Eerder aanvragen in het bouwproces.
Je maakt onderdeel uit van een speciaal samengesteld projectteam dat verantwoordelijk is voor het verwerken van een groot aantal aanvragen. Binnen het team wordt nauw samengewerkt met inhoudelijke experts en specialisten uit de organisatie. Door korte lijnen en een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt gezorgd voor een efficiënte en kwalitatieve uitvoering van het project.
Je standplaats is De Rotterdam aan de Wilhelminakade. Tijdens de inwerkperiode werk je volledig op kantoor. Daarna zijn thuiswerkdagen in overleg mogelijk, waarbij de voorkeur uitgaat naar werken op locatie.
Als Projectmedewerker Administratie ben je verantwoordelijk voor het verwerken, controleren en administratief afhandelen van digitale aanvragen. Je beoordeelt aan de hand van vaste werkinstructies en checklists of dossiers volledig zijn en verwerkt alle informatie zorgvuldig in de daarvoor bestemde systemen.
Daarnaast ben je aanspreekpunt voor vragen van aanvragers en collega's. Je beantwoordt deze voornamelijk via e-mail aan de hand van bestaande procedures, werkinstructies en een FAQ. Wanneer situaties afwijken van de standaardprocedure stem je deze af met het projectteam.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Verwerken van digitale aanvragen en bijbehorende documentatie.
- Controleren van dossiers op volledigheid aan de hand van vaste checklists.
- Beoordelen of aangeleverde documenten voldoen aan de gestelde voorwaarden.
- Voorbereiden van bestuursverklaringen bij complete aanvragen.
- Beantwoorden van vragen van aanvragers en collega's via e-mail en digitale kanalen.
- Registreren, verwerken en archiveren van documenten in digitale dossiers.
- Signaleren van terugkerende knelpunten en verbeterpunten binnen het proces.
- Ondersteunen bij overige administratieve werkzaamheden binnen het projectteam.
Voor deze functie zoeken wij een nauwkeurige en gestructureerde administratieve professional die goed kan omgaan met repeterende werkzaamheden en ook onder tijdsdruk kwaliteit blijft leveren.
Je beschikt over:
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4.
- Minimaal 1 jaar werkervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
- Ervaring met het verwerken en controleren van gegevens en documenten.
- Goede kennis van Microsoft Excel, Outlook en Word.
- Een nauwkeurige, gestructureerde en klantgerichte werkwijze.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Pré:
- Werkervaring binnen een overheidsorganisatie.
- Ervaring met het verwerken en analyseren van gegevens in Microsoft Excel.
- Geen vakantie gepland van langer dan twee weken gedurende 2026.
Via Smart People krijg je de mogelijkheid om tijdelijk aan de slag te gaan binnen een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw administratieve expertise direct bijdraagt aan een belangrijk gemeentelijk project.
Wij bieden jou:
- Een salaris conform cao Gemeenten schaal 8 (€3.246 - €4.556)
- Een dienstverband van 24 tot 36 uur per week.
- Een tijdelijke opdracht van 5 maanden, met mogelijkheid tot verlenging (2 x 6 maanden).
- Start zo spoedig mogelijk, naar verwachting medio/eind augustus 2026.
- 8% vakantiegeld.
- Reiskostenvergoeding.
- Pensioenopbouw via StiPP Pensioen.
- 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
- Persoonlijke begeleiding vanuit Smart People.
- De mogelijkheid om, na de inwerkperiode en in overleg, deels thuis te werken.
