Volledige vacaturetekst
De vakgroep Economie, Econometrie en Financiering (EE&F) is op zoek naar een Management/Office Assistent voor 0,8 fte. Hier ga je deel uitmaken van een professioneel, collegiaal en betrokken team.
Je pakt algemene secretariaatswerkzaamheden samen met je 4 collega-MOA’s op. Ook al kent de organisatie een vaste agenda van jaarlijks terugkerende activiteiten en handelingen, toch is elke dag weer anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor, je moet snel kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen. Dagelijks komen verschillende typen medewerkers en studenten met allerlei soorten vragen bij jou en je collega’s. Jij voelt aan wat de juiste woorden zijn om het doel te bereiken. Snel schakelen tussen Nederlands en Engels- in woord en geschrift- gaat je goed af. Je hebt oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van medewerkers en studenten en weet hoe je voor een optimale dienstverlening moet zorgen. Je bent pro-actief en zorgt samen met je collega’s voor een goedlopende afdeling.
Wat ga je doen:
het uitvoeren van (administratief) ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van onderwijs en onderzoek en het verwerken van informatie via de systemen Brightspace, ProgRESS en Ocasys
fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, studenten en externen en beantwoorden van vragen of doorverwijzen
algemene ondersteunende taken zoals telefoon- en e-mailverkeer; inplannen van afspraken en vergaderingen, notuleren en fysiek en digitaal archiveren
ondersteunen van het managementteam
een actieve rol vervullen in het ‘onboarden’ van nieuwe medewerkers en gasten
aanstellen van studentassistenten
coördineren van huisvesting binnen de vakgroep
programmaondersteuning voor de MSc Finance
organiseren van vakgroepactiviteiten en het regelen van attenties bij ziekte e.d.
Organisatie
De Rijksuniversiteit Groningen (UG) behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. De UG is internationaal georiënteerd. Talent, ambitie en ontwikkeling van de 37.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd. Dit biedt kansen om door te groeien.
De vakgroep bestaat uit ongeveer 160 collega’s, waarvan 73 internationale collega’s. We hebben ruim 700 studenten binnen 6 opleidingen en we ondersteunen 163 vakken.
Meer informatie over de vakgroep kun je vinden via de link:
https://www.rug.nl/feb/organization/departments/eef/
Functie-eisen
Waar worden wij blij van:
je beschikt over relevante werkervaring en bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding; ervaring in het hoger onderwijs is een pre
je beschikt over een servicegerichte, klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
je kunt overzicht houden en prioriteren, waarbij je realistische deadlines bewaakt
je werkt accuraat en houdt oog voor detail
je hebt een proactieve houding en praktische instelling
je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, in woord en geschrift
je hebt affiniteit met ICT en kennis van onder meer MS Office programma's
je kunt zelfstandig werken, binnen de afgesproken werkwijze van het team
je kunt snel schakelen tussen de verschillende taken en opdrachtgevers.
Organisatie
Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden in overeenstemming met de cao van Nederlandse Universiteiten:
een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.693 tot maximaal € 3.636 (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd. UFO profiel: Management/Office Assistent 2
8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
in eerste instantie een jaarcontract, welke bij wederzijds enthousiasme verlengd zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 9 oktober 2023.
Ingangsdatum: 1 november of 1 december 2023.
Sollicitatie
Je kunt solliciteren door middel van jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 2 oktober 2023 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.
De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Informatie
Voor informatie kunt u contact opnemen met:
Prof. Boudewijn de Bruin, leidinggevende secretariaat, b.p.de.bruin rug.nl
Grietje Pol, Management/Office Assistant secretariaat EE&F, g.pol rug.nl
Bovenstaand(e) e-mailadres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.
Extra informatie
EEF