Senior Executive Assistant / Corporate & Project Coordinator
Locatie: Thuiswerken mogelijk, met regelmatige aanwezigheid op kantoor (regio Randstad)
Dienstverband: fulltime, 32-40 uur per week
Startdatum: In overleg
Rijbewijs vereist: Ja
Over de functie
Wij zijn een internationaal actieve vastgoed- en investeringsgroep met een focus op hoogwaardige seniorenresidenties in Duitsland en Spanje. Onze groep bestaat uit circa 75 vennootschappen in Nederland, Duitsland, Luxemburg en Spanje.
Voor de ondersteuning van de directie zoeken wij een ervaren en zelfstandige Senior Executive Assistant / Corporate & Project Coordinator.
Dit is nadrukkelijk geen traditionele secretaressefunctie. Je krijgt een brede rol op het snijvlak van corporate, legal, finance en vastgoedprojecten en zorgt ervoor dat dossiers, deadlines en informatie daadwerkelijk onder controle zijn.
WAT GA JE DOEN?
Corporate & legal support
- Actueel houden van aandeelhoudersstructuren, bestuurders, volmachten en corporate structure charts
- Controleren van KvK- en Duitse Handelsregistergegevens
- Beheren en structureren van corporate en juridische dossiers
- Voorbereiden en verzamelen van stukken voor notarissen, advocaten en accountants
- Signaleren wanneer bijvoorbeeld een zetelverplaatsing, naamswijziging of bestuurderswissel nog niet goed is verwerkt
Financiering & due diligence
- Voorbereiden van KYC-, UBO- en financieringsdocumentatie
- Verzamelen en controleren van stukken voor banken en investeerders
- Opzetten en gedurende langere trajecten actueel houden van datarooms
- Bewaken welke documenten of antwoorden nog ontbreken
Projectadministratie & bouwkosten
- Verwerken van offertes van aannemers en leveranciers uit Duitsland en Spanje
- Opbouwen van duidelijke Excel-overzichten en kostenvergelijkingen
- Vergelijken van offertes en signaleren wanneer aanbieders niet hetzelfde aanbieden
- Bijhouden van budgetten, opdrachten en werkelijke projectkosten
Coördinatie & opvolging
- Bewaken van deadlines en openstaande acties
- Actief opvolgen van externe adviseurs en leveranciers
- Betalingen voorbereiden en facturen controleren en coderen
- Afstemmen met onze externe boekhouding
Je bent dus niet iemand die alleen registreert wat er binnenkomt. Je ziet zelf wat ontbreekt, wat niet klopt en wat nog moet gebeuren.
WIE ZOEKEN WIJ?
Je hebt bij voorkeur ervaring als bijvoorbeeld:
- Senior Executive Assistant
- Legal Assistant of Paralegal
- Corporate Secretary / Corporate Services medewerker
- Project Coordinator
- Family Office Assistant
- Business Assistant
Ervaring binnen vastgoed, projectontwikkeling, finance, advocatuur of een internationale onderneming is een sterke pré.
Daarnaast:
- werk je zeer nauwkeurig en gestructureerd
- kun je zelfstandig prioriteiten stellen
- houd je overzicht wanneer veel onderwerpen tegelijk lopen
- durf je mensen achter hun broek aan te zitten wanneer een reactie uitblijft
- kun je zelfstandig goede overzichten, vergelijkingen en controles in Excel opbouwen
- werk je gemakkelijk met Outlook, Word, Excel en PowerPoint
TALEN
Nederlands en Engels beheers je goed. Onze akten en contracten worden voortaan tweetalig opgesteld, dus met Engels kom je een heel eind.
Duits hoef je niet vloeiend te spreken. Wel handig als je Duitse stukken durft aan te pakken - en eerlijk: een Handelsregisterauszug ontcijfer je tegenwoordig prima met een goede AI-tool en een portie nieuwsgierigheid. Dat je AI inzet waar het je werk sneller maakt, vinden wij eerder een pluspunt dan een bekentenis.
Spaans is een pré.
WAT BIEDEN WIJ?
- Een brede en verantwoordelijke functie van 32–40 uur per week
- Waar je werkt maakt ons niet uit. Kom je graag naar Bloemendaal, prima; werk je liever grotendeels op afstand, ook goed.
- Directe samenwerking met de directie
- Veel zelfstandigheid en ruimte om de functie verder vorm te geven
- Een internationale werkomgeving met vastgoedprojecten, financieringen en corporate transacties
- Een functie voor de lange termijn
Werk je 32 uur, dan heeft spreiding over vijf werkdagen onze voorkeur, zodat er gedurende de hele werkweek continuïteit is.
Salaris: € 4.000 – € 6.000 bruto per maand op fulltimebasis (40 uur), afhankelijk van ervaring.
INTERESSE?
Stuur je cv met een korte toelichting waarin je vertelt: welke ervaring heb je met complexe corporate, juridische of projectmatige dossiers, en waarom past deze combinatie van werkzaamheden bij jou?
Je kunt je sollicitatie sturen naar [email protected]. Deze mailbox wordt rechtstreeks door de directie gelezen.
Soort dienstverband: Fulltime, Vaste baan
Salaris: €4.000,00 - €6.000,00 per maand
Arbeidsvoorwaarden:
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak
- Werk vanuit huis
Screeningsvragen:
- Hoeveel jaar ervaring heb je met corporate of juridische dossiers (KvK/Handelsregister, aandeelhoudersdocumentatie, volmachten, KYC)?
- Hoeveel uur per week wil je werken?
Taal:
Werklocatie: Thuiswerken
