Geen dag is hetzelfde. Je bent continu in beweging en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Daarbij houd je altijd overzicht, ook wanneer prioriteiten veranderen.
Als directiesecretaresse ben je de spil in de ondersteuning van de directie. Je beheert zelfstandig de complexe agenda's van één of meerdere directieleden en zorgt ervoor dat afspraken, prioriteiten en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Daarbij denk je actief mee over de planning, bewaak je de voortgang van werkzaamheden en fungeer je als sparringpartner voor de directie bij organisatorische en procesmatige vraagstukken.
Je bereidt directie en management overleggen zorgvuldig voor, organiseert deze bijeenkomsten en zorgt ervoor dat acties, besluiten en afspraken goed worden vastgelegd en opgevolgd. Dankzij jouw overzicht ontgaat je niets. Je signaleert knelpunten, risico's en bestuurlijke gevoeligheden tijdig en draagt actief oplossingen aan die bijdragen aan een soepel verloop van processen.
Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. Je schat snel in welke informatie directe aandacht vraagt en zorgt ervoor dat vragen en verzoeken op de juiste plek terechtkomen. Ook verzorg je de correspondentie, administratieve afhandeling, het informatiebeheer en de archivering, waarbij je werkt met oog voor kwaliteit, zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.
Je staat er niet alleen voor. Samen met drie collega directiesecretaresses zorg je voor een professionele, kwalitatief hoogwaardige en continue ondersteuning van de directie. Tegelijkertijd kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden. Je denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en levert een bijdrage aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning binnen de organisatie.
