Volledige vacaturetekst
Wat ga je doen?
1. Verleent logistieke en administratief secretariele ondersteuning aan het management, door:
het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor afhandeling benodigde informatie c.q. verzenden van de correspondentie;
het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak;
het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten;
het completeren van vergaderstukken;
het notuleren en uitwerken van de verslaglegging;
het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
het verzamelen, verwerken en verstrekken van standaard managementinformatie;
het verzorgen van de correspondentie;
het opstellen van brieven; - het bijhouden van (kantoor)voorraad en bestellen van artikelen;
het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van bezoek;
het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning.
2. Verricht werkzaamheden op het gebied van post, archief en administratie, door:
het (laten) registreren en/of behandelen van de inkomende en uitgaande post;
het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot administratieve zaken;
het verstrekken en verspreiden van algemene informatie aan de medewerkers;
het opzetten en bijhouden van het werkarchief;
het invoeren, muteren en controleren van gegevens.
Wie zoeken we
Kennis, inzicht en vaardigheden:
Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze;
Kennis van archivering- en documentatietechnieken;
Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering;
Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel;
Kennis van administratieve procedures en voorschriften;
Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
Vaardigheid in het te woord staan van derden;
Vaardigheid in het notuleren;
Vaardigheid in het samenstellen van managementrapportages;
Sociale vaardigheden.
Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €2.400 bruto per maand
Maximum salaris: €3.050 bruto per maand
Aantal uren per week 38
Plaats Den Helder, Noord-Holland
De organisatie Ministerie van Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en het COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De afdeling Commando Zeestrijdkrachten NLBEOPS: Ondersteuning
De werkzaamheden worden verricht binnen de Nederlands-Belgische Operationele School (NLBEOPS) van de afdeling Opleidingen Koninklijke Marine van de Directie Personeel & Organisatie.
De NLBEOPS heeft tot doel het bijdragen aan de operationele gereedheid van ABNL-eenheden door het overdragen van de unieke maritieme militaire kennis en ervaring aan het personeel dat aan boord van die eenheden een operationele functie moet vervullen.
Bijzonderheden
Heb jij affiniteit met management ondersteuning en zie jij een uitdaging in het ondersteunen van bedrijfsvoering? De Nederlandse- Belgische Operationele School in Den Helder is op zoek naar een junior management ondersteuner. De kaders waarbinnen gewerkt wordt zijn: interne administratieve regels en voorschriften, werkafspraken en administratieve procedures. De junior management ondersteuner neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie.