Ben jij die enthousiaste Directiesecretaresse RNext die rust brengt in een dynamische werkomgeving? Krijg jij energie van het organiseren, plannen en ondersteunen op directieniveau en weet je moeiteloos prioriteiten te stellen? In deze veelzijdige functie ondersteun je project- en programmadirecteuren binnen de gemeente Rotterdam en ben je een onmisbare schakel in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en stressbestendigheid zorg je ervoor dat de directie optimaal kan functioneren.
Je gaat aan de slag binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam. Dit cluster vormt de spil van de gemeentelijke organisatie en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders bij het besturen van de stad. Daarnaast verzorgt BCO de bedrijfsvoering voor alle gemeentelijke clusters, waaronder HR, ICT, communicatie, juridische zaken, financiën, onderzoek en facilitaire dienstverlening.
Je maakt onderdeel uit van de afdeling Directiestaf, waar je samenwerkt met directieadviseurs, collega-secretaresses en de Ambtelijke Ondersteuning van de Ondernemingsraad. Binnen het secretariaat werk je in een team van zes secretaresses waarin samenwerking, flexibiliteit en collegialiteit centraal staan. Werken voor de gemeente Rotterdam betekent werken aan een innovatieve en internationale stad met ruim 665.000 inwoners, waar maatschappelijke opgaven en professionele ontwikkeling hand in hand gaan.
Als Directiesecretaresse RNext ondersteun je één of meerdere project- en programmadirecteuren binnen RNext. Je beheert twee complexe en dynamische agenda's, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat de directie optimaal wordt ontzorgd. Je bent het eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende stakeholders en weet verwachtingen op een professionele manier te managen.
Je werkt nauw samen met vijf collega-secretaresses en vervangt elkaar waar nodig. Naast het plannen en organiseren draag je actief bij aan het verbeteren van werkprocessen en denk je mee over de verdere professionalisering van het secretariaat. Je bent minimaal drie dagen per week aanwezig op een gemeentelijke locatie, waarbij woensdag de vaste samenwerkdag is op locatie De Rotterdam.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Beheren van twee complexe en voortdurend veranderende agenda's.
- Prioriteren van afspraken en bewaken van de planning.
- Beheren, structureren en afhandelen van mailboxen.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Verwerken van vergaderstukken, onder andere in iBabs.
- Bewaken van administratieve processen en documentstromen.
- Oppakken van spoedverzoeken en ad-hocwerkzaamheden.
- Signaleren en doorvoeren van procesverbeteringen binnen het secretariaat.
- Reserveren van vergaderruimtes, bezoekersregistratie en ICT-middelen.
- Vervangen van collega-secretaresses waar nodig.
Om in aanmerking te komen voor deze functie voldoe je aan de volgende eisen:
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo niveau 4-opleiding.
- Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams en Microsoft Planner.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
- Je bent organisatorisch sterk, stressbestendig en kunt goed prioriteiten stellen.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent bereid minimaal drie dagen per week op locatie te werken.
Daarnaast is het een pré als je:
- Werkervaring hebt binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
- Beschikt over een afgeronde hbo-opleiding.
- Minimaal 3 jaar ervaring hebt met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen.
- Ervaring hebt met een digitaal archiveringssysteem.
Als Directiesecretaresse RNext krijg jij de volgende uitstekende arbeidsvoorwaarden:
- Een salaris volgens de CAO Gemeenten, schaal 8 (€3.246 - €4.556).
- Vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris.
- Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.
- Pensioenopbouw via StiPP.
- Een contract in loondienst (ZZP en doorleenconstructies uitgesloten).
- Startdatum: zo spoedig mogelijk, naar verwachting medio juli 2026.
- Een opdracht van 6 maanden met een verlengingsoptie van 2 keer 3 maanden.
- 36 tot 40 uur per week.
- Hybride werken. Je bent minimaal drie dagen per week aanwezig op een gemeentelijke locatie, afhankelijk van de agenda's van de directeuren. Woensdag is de vaste samenwerkdag op locatie De Rotterdam.
- Werklocatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam.
